A los incautos les espera un gasto excesivo al gestionar entornos de TI heterogéneos que incorporan software local, aplicaciones en la nube y software como servicio (SaaS), incluso cuando la gestión de activos de software (SAM) continúa adaptándose, evolucionando más allá de las meras auditorías de inventario.
Según Kumaravel Ramakrishnan, director de marketing de gestión de servicios de TI (ITSM) de ManageEngine, que desarrolla varias ofertas de gestión de TI, SAM sigue siendo un “área gris” cuya solución requiere experiencia, incluso cuando el SAM aislado de hace unos años se integra cada vez más con contextos. Herramientas de gestión de servicios y gestión de servicios empresariales.
SAM se utiliza a menudo de forma local para mejorar la supervisión en tiempo real de las implementaciones de software, el uso de licencias y el estado de cumplimiento. Ofrece una manera de llevar información de servicios que antes no estaban disponibles a herramientas que brindan gestión de cambios o configuración. Monitorear el uso del software con una herramienta SAM ayuda a reducir costos al realizar un seguimiento de las licencias y el uso del software.
“Ha ido más allá de la gestión de licencias local tradicional hacia la gestión de aplicaciones SaaS donde existen desafíos y modelos de licencia únicos”, afirma Ramakrishnan.
Idealmente, las suscripciones a SaaS deberían gestionarse evaluando la funcionalidad que las personas necesitan para realizar su trabajo. Las herramientas que gestionan las suscripciones SaaS deberían poder gestionar todos los productos SaaS y la funcionalidad complementaria que utiliza una organización en un solo lugar, con flujos de trabajo automatizados para respaldar la aprobación de licencias, la adquisición, la implementación, la conciliación o las comprobaciones de cumplimiento.
“Eso reduce la intervención manual y los errores humanos, y se obtiene un mejor nivel de gestión, seguimiento y gestión”, afirma Ramakrishnan. “Las herramientas SAM pueden implementar procesos automatizados para la jubilación y el desmantelamiento, de modo que cuando un empleado deja una organización, hay un conjunto de procesos que se suceden en cascada automáticamente”.
Sin embargo, los entornos híbridos y heterogéneos hacen que el panorama sea “un poco complicado”, y el proceso o la práctica pueden ayudar “muy poco” en este sentido, afirma, y añade: “¿Qué productos tienen licencia de la nube? ¿Cuáles funcionan como instalaciones en el propio entorno de una empresa con licencias propias? A menudo no está claro cuáles están en las instalaciones, cuáles en la nube y qué existe en una o más formas”.
Ramakrishnan también destaca la importancia de realizar un seguimiento de los servicios de suscripción que se ejecutan en la infraestructura de TI corporativa y que no están basados en el usuario. “En gran medida, estos [areas] se han vuelto complejos y diversos”, afirma. “Si tienes las herramientas adecuadas, deberías poder implementar la IA [artificial intelligence].”
Cómo acercarse a SAM
Eric Helmer, director de tecnología (CTO) del proveedor de servicios Rimini Street, dice que evitar el gasto excesivo en SAM depende de garantizar que los cambios coincidan con los resultados comerciales deseados. A su vez, cualquier orientación que se busque debe referirse a casos de uso específicos.
“Muchos proveedores incentivan tantos cambios como sea posible, tal vez retirando activos de software locales y reimplementándolos todos como SaaS”, afirma. “Entonces te das cuenta de que solo llevaste un año de datos contigo y todavía tienes 20 años de datos en el sistema anterior. Puede salirse completamente de control”.
¿Confía en un modelo tradicional de compra de activos, depreciando ese activo a lo largo de su vida útil y luego retirándolo mediante algún tipo de póliza? ¿Qué sucede con ese activo cuando pasa a un modelo arrendado? ¿Qué sucede con los gastos operativos versus los gastos de capital? ¿Qué pasa con las implicaciones fiscales, la localización de datos y las consideraciones de cumplimiento en las implementaciones de software?
“Hay muchas consideraciones”, dice Helmer. “La gente busca asesoramiento agnóstico, pero los grandes conglomerados e integradores de sistemas suelen estar interesados en proyectos más grandes, que quizás no necesites o no quieras”.
Comience con los activos existentes. ¿Se pueden lograr los resultados de su negocio con el software que tiene hoy? Tal vez no necesite una interrupción de 50 millones de dólares durante un año. Quizás no necesite implementar un paquete grande que seguirá aumentando los costos de soporte y mantenimiento. La habilitación empresarial puede no implicar una nueva implementación o compra, ya que es posible que las organizaciones no aprovechen todas las capacidades o el potencial de los activos que ya tienen.
“Muchas personas sólo utilizan una fracción de las características o funcionalidades a las que tienen derecho y que han adquirido”, afirma Helmer. “Oracle y SAP [offer] algunos de los paquetes de software más extensibles y personalizables del planeta”.
Helmer señala la adquisición de VMware-Broadcom como un ejemplo de cómo la dependencia de un proveedor puede obligar a las organizaciones a realizar suscripciones más caras. Un solo proveedor podría ofrecer el tradicional “un solo cuello para ahogar” cuando las cosas van mal, pero no tener flexibilidad o agilidad puede resultar más costoso.
“Gartner llama a esto una estrategia componible”, dice Helmer. “Las opciones disponibles significan que puedes encontrar las mejores soluciones. Mucha gente traslada RRHH a Workday o la gestión de relaciones con los clientes a Salesforce”.
Entiende tus objetivos
Los analistas de Gartner, Jaswant Kalay y Yolanda Harris, coinciden en que se necesita suficiente reflexión y planificación para reducir el posible gasto excesivo. A pesar de la evolución de las herramientas SAM, puede ser un error suponer que pueden funcionar “de inmediato”, integrándose sin problemas o requiriendo poca intervención manual.
Comprender sus objetivos a corto, mediano y largo plazo (lo que quiere de las herramientas SAM en relación con el caso de negocio y cuándo el esfuerzo manual ya no es sostenible a medida que la pila de software aumenta en complejidad), lo instan.
“Las organizaciones pueden sobreestimar las capacidades de las herramientas SAM”, advierten los analistas. “Desarrollar casos de uso claros y específicos. Considere las entradas de datos necesarias para que las herramientas SAM funcionen de manera efectiva y las necesidades comerciales que los datos SAM deben satisfacer”.
Identifique algunos proveedores, posibles tipos de herramientas o integraciones de datos, y analice las brechas entre ellos, así como cualquier cambio en los modelos de entrega desde las instalaciones hasta SaaS versus el propio viaje a la nube de la organización para garantizar una adaptación no solo hoy, sino también en el futuro. y no confíe únicamente en las afirmaciones de marketing de los proveedores.
Las partes interesadas involucradas deben provenir de toda la organización, yendo más allá de TI, abastecimiento y adquisiciones hacia la seguridad, la arquitectura empresarial, las finanzas, el riesgo y más. Preste mucha atención a los requisitos de las partes interesadas, incluidos sus desafíos actuales, y comunique los beneficios creíbles de SAM para cada división o departamento.
Las afirmaciones deben ser realistas y alcanzables, sobre todo porque respaldar el éxito de la herramienta SAM puede requerir datos específicos de partes interesadas individuales, con casos de uso priorizados con demostraciones detalladas o pruebas de concepto, añaden.
Steve Ponting, director de Software AG, señala que la mayoría de las empresas han aumentado su pila tecnológica, y a menudo terminan con redundancias o tecnologías superpuestas. “Descubrimos que entre la pandemia de Covid y 2023, las aplicaciones SaaS han crecido a aproximadamente 1.061 aplicaciones dentro de la empresa. Eso va a causar enormes problemas de interoperabilidad, seguridad y datos”, afirma.
Lograr visibilidad y control sobre todo esto significa ir más allá de las aplicaciones de monitoreo y gestión. ¿Quién financia qué? ¿Las compras centralizadas o las adquisiciones mediante marketing agregan aplicaciones para resolver un problema particular que tienen? ¿Qué pasa con la TI en la sombra, cuyo uso puede no estar documentado formalmente en ninguna parte ni por nadie?
“Se pueden terminar con funciones aisladas en cada región geográfica”, afirma Ponting. “Entonces tampoco te estás beneficiando de las economías de escala. Si tiene seis aplicaciones diferentes, ¿cómo puede empezar a reunir todos esos datos, estructurarlos y deduplicarlos? Es un caos.
“La respuesta no será ‘simplemente trasladarlo todo a la nube’. Esto puede que sólo tenga sentido si se necesita elasticidad en el tiempo, teniendo también en cuenta los cargos por tránsito de datos. Mientras tanto, la subcontratación de infraestructura conlleva sus propios riesgos, como ocurrió con el problema de actualización de CrowdStrike para organizaciones basadas en Windows a nivel mundial el 19 de julio.
Piense en los servicios empresariales críticos, qué genera ingresos, cómo podría verse afectado por una interrupción o interrupción y cuáles son los sistemas centrales en relación con eso. Optimal SAM le ayuda a trabajar a partir de lo que tiene, generando una imagen más detallada para la “gestión estratégica de la cartera” y brindando más oportunidades para la optimización de costos.
“Lo que se desea es poder modernizarse y aprovechar nuevas capacidades”, afirma Ponting.
La complejidad puede ser un hecho
Simon Morris, vicepresidente de consultoría de soluciones de ServiceNow, subraya que en entornos heterogéneos la “verdadera cuestión” es cómo gestionar la complejidad. “Siempre tendremos que operar con un kit local heredado. Y los modelos comunes de lenguaje grande. [LLMs] podría ser prohibitivo [to implement] también en la nube”, afirma.
Morris prescribe “una plataforma de plataformas”, uniendo y gestionando la diversidad y las fuentes de datos, facilitando la visibilidad más allá del inventario de activos o “construyendo una gran base de datos”.
“Impulse la acción sobre los datos, reduzca los costos y mejore la experiencia. La fragmentación es mala para las personas que intentan realizar su trabajo”, afirma. “Eleve los datos de los silos para poder ponerlos a trabajar correctamente”.
Después de las propiedades y las personas, los activos son los que impulsan los costos y la forma de los balances, por lo que es crucial comenzar considerando los resultados comerciales deseados, pasar a preparar a las personas para el cambio y crear “asociaciones más inteligentes”.
“Si comienzas con la tecnología y compras una solución, nunca obtendrás una transformación empresarial sustancial”, advierte Morris.
Dicho esto, el gasto excesivo se puede descubrir en cualquier lugar, no solo en áreas como las licencias o el tránsito de datos, incluida la compra excesiva de tecnología, la compra cuando se podía reutilizar o la compra demasiado pronto. Evitar gastar demasiado en SAM significa tener en cuenta consideraciones sobre todo el ciclo de vida de los empleados y de TI.
“El primer desperdicio es que la gente busca un resultado comercial y espera que se les entregue el software, y no pueden alcanzar el resultado”, dice Morris. “La oportunidad está en el flujo de caja y en la resolución de problemas para que la gente sea productiva antes”.
Steve Schmidt, vicepresidente de gestión de productos de Flexera, que recientemente adquirió Snow Software centrado en la gestión de activos, está de acuerdo en que hay una falta real de visibilidad del patrimonio de TI en general. “Incluso entre los equipos que trabajan en esto, muchos dicen que no tienen una visibilidad completa”, dice.
Flexera ha encuestado a usuarios avanzados de ITAM que creen que entre el 20% y el 30% del gasto se desperdicia, añade, incluyendo cargas de trabajo de software de alto valor ahora en la nube, un punto ciego histórico de los equipos FinOps y SAM.
Elija sus áreas de mayor gasto u oportunidad y piense en términos de capas: en su visibilidad y luego en los conocimientos de optimización relacionados que se pueden desarrollar y aprovechar. No hay que olvidar tampoco la seguridad y la gestión financiera cuando se trata del potencial de optimización de costes de SAM, aconseja Schmidt.
Lo que queda claro de los expertos con los que ha hablado Computer Weekly es que las métricas sobre el uso de SaaS son clave para gestionar los costos. Según Kalay y Harris de Gartner, puede haber hasta un 25% de desperdicio de SaaS, en términos de suscripciones no utilizadas.
Los datos de Gartner muestran que el gasto en SaaS se ha expandido a un 15% anual. La gestión del posible desperdicio de SaaS requiere una buena comprensión del software y el uso de SaaS entre las distintas partes interesadas de una organización. Todo esto es parte de un proceso SAM que se actualiza periódicamente para tener en cuenta cómo cambia el uso del software y SaaS con el tiempo, ayudando a las organizaciones a maximizar el valor de sus licencias de software y tarifas de SaaS.