Es muy probable que en su trabajo anterior como vicepresidente de finanzas en la compañía de aviación privada Sentient Jet, nunca le preguntaron a John Cappadona si llegó a volar uno de los aviones de la compañía, o cómo fue la experiencia del jet privado, o cómo un la pasión por la aviación podría agregar satisfacción a su rol ejecutivo. Pero como director financiero de School of Rock, las cosas son diferentes.
Ser un baterista que también es un gran admirador de Bruce Springsteen es muy relevante, ya que la pasión de Cappadona por la música contribuye claramente a su papel de mantener financieramente a su organización cantando desde la misma hoja de canciones, y los sistemas de TI financieros apropiados juegan un papel muy importante en esto.
Fundada en 1998 como una sola escuela en Filadelfia, EE. UU., School of Rock se describe a sí misma como la escuela de música multiubicación más grande y confiable del mundo, con decenas de miles de músicos participando en sus clases, talleres, campamentos y programas de interpretación todos los días. El concepto desde el primer día fue enseñar música a los niños a través de canciones.
La organización atiende a todos los niveles de experiencia, desde principiantes hasta jugadores experimentados. Los estudiantes enfrentan desafíos nuevos y únicos no solo para aprender a ser grandes músicos, sino que también se les enseña en un entorno de banda para aprender lecciones valiosas de por vida sobre ética laboral y trabajo en equipo.
La compañía mapea más de 1200 canciones y tiene partes asignadas para cada una de ellas en diferentes niveles. Cappadona dice que esto significa que podría hacer que un niño se siente y, después de las primeras lecciones, esté tocando una canción de AC/DC. Este proceso tiene como objetivo generar confianza y garantizar que los estudiantes permanezcan en sus cursos.
A partir de septiembre de 2022, la compañía estaba presente en 315 ubicaciones en 15 países, todas menos 47 de ellas franquiciadas, con la misión declarada de “ayudar a los aspirantes a músicos a dominar habilidades, liberar la creatividad y desarrollar las herramientas que necesitan para prosperar en la vida”.
La compañía dice que los miembros de su equipo de liderazgo combinan la inteligencia comercial, la pasión por la música y el impulso para ayudar a los niños a tener éxito. Para Cappadona, esto significa supervisar las actividades financieras de la organización, dirigir la preparación de los informes y resúmenes financieros actuales y crear pronósticos de crecimiento futuro.
Pero trabajando para School of Rock, las cosas son un poco diferentes de lo normal, dice Cappadona. Es un trabajo de amor y la compañía está ansiosa por ver quién hará un esfuerzo adicional. “Es una pasión absoluta de nuestros franquiciados”, dice. “Sí, son capitalistas y. quieren ganar dinero, pero también es la forma en que las escuelas se arraigan en la comunidad.
“Cuando hagamos nuestro día de descubrimiento para posibles franquiciados, mi director ejecutivo terminará la reunión dándoles una lista de razones por las que no deberían hacer una franquicia escolar, y una de ellas es: ‘Si no te gustan los niños, probablemente sea no para ti.’ Pero la otra cosa es que no somos Dunkin Donuts, no somos McDonald’s. Realmente tienes que tener una pasión por esto. Hay mucho trabajo preliminar para ponerlo en marcha, pero una vez que lo hace, es muy gratificante. Esa es la retroalimentación”.
Pero al igual que Dunkin Donuts y McDonald’s, School of Rock sigue siendo un negocio, un negocio con esas más de 300 ubicaciones que crea una complejidad que debe administrarse profesional y socialmente a medida que la empresa crece. Ahí está esa palabra: crecimiento. La mayoría de las conversaciones con los líderes empresariales llegarán casi invariablemente al crecimiento o a una métrica empresarial similar tarde o temprano, y no ha sido diferente para School of Rock bajo el mandato de Cappadona, durante el cual ha crecido de 22 000 estudiantes a fines de 2017 a 56 000 ahora. .
En términos de gestión, eso significa 56.000 facturas de personas diferentes de 15 países diferentes. Pero hubo otro desafío de gestión específico cuando Cappadona entró por la puerta: solo había 20 escuelas propiedad de la empresa y él tenía trabajo que hacer, ya que la empresa terminó recomprando 27 franquicias y todas sus prácticas contables asociadas, lo que generó la necesidad de invertir en tecnología contable.
“Hacemos toda la contabilidad y todo para todos esos lugares”, dice. “Los franquiciados manejan sus propios libros, hacen de todo. Entonces, en mi equipo cuando entré, teníamos tres contadores y todavía tenemos tres contadores. De hecho, subimos a cuatro contadores, solo perdimos uno, pero hicimos inversiones adicionales en NetSuite”.
School of Rock ha sido cliente de NetSuite durante 10 años. Antes de que Cappadona se uniera, la idea era usar la tecnología en todos los franquiciados, de modo que todos estuvieran detrás de un sistema. El problema era que ese enfoque era excesivo para un franquiciado, dice Cappadona. “La única limitación es que si piensas en nuestro modelo de negocios, es muy parecido a una membresía de gimnasio: entras, te registras”, dice. “Danos tu tarjeta de crédito y obtendrás una lección individual semanalmente más una actuación del equipo, y te facturaremos mensualmente.
“Entonces, el verdadero desafío estaba en el horario, programando al maestro con el alumno. NetSuite no era muy bueno para hacer eso, no era para lo que estaba destinado. Así que mucha gente usó los calendarios de Google para intentar hacer eso. Y en 2014, tomamos la decisión de cambiar nuestro punto de venta a otro lugar, y ahora usamos NetSuite corporativamente para hacerlo”.
Otro problema al que se enfrentó Cappadona al llegar fue que muchos de los procesos de la empresa eran manuales, a pesar de que tenía NetSuite, y a veces tardaba 20 días en cerrar los libros. Le dijo al CEO de la empresa que claramente esto iba a cambiar.
“Comenzamos de manera lenta pero segura, solo ingresando más cosas en NetSuite, utilizando realmente la capacidad de carga”, dice. “Entonces, si estamos haciendo entradas de diario y esas cosas, lo hacemos todo en Excel y cargamos un archivo CSV que automatiza algunos de nuestros procesos entre empresas. Este año, implementamos una gestión de ingresos avanzada para ayudarnos con [revenue recognition standard] ASC 606. También estamos haciendo un concierto con ACS para ayudarnos a optimizar más procesos”.
Sin embargo, mientras hace esto, lo sorprendente es que Cappadona y su equipo no han tenido ningún entrenamiento formal en NetSuite. Él cree que si ha usado un sistema de contabilidad general antes, puede comprender la apariencia del software. En curso, el uso del software se considera correcto.
Sin embargo, a pesar de este enfoque relajado, hay un enfoque láser en el retorno de la inversión del uso del software. Debido a que el sistema NetSuite ha estado en uso durante 10 años, Cappadona admite que sería complicado calcular un valor de recuperación definitivo, pero enfatiza que dado lo que la empresa está haciendo ahora con NetSuite, la prueba real del sistema llegará a el final del año.
“Hemos puesto nuestra administración de ingresos dentro del sistema y ahorraremos mucho tiempo y costos de auditoría, porque pasar por todo ese proceso con los auditores fue una pesadilla. Pero nuevamente, hemos reducido nuestro cierre de 20 días a nueve, y estoy pagando alrededor de $10,000 al mes por mi personal. Y luego mi personal puede hacer otras cosas además de hacer el cierre. Allí mismo, dentro de un año, se recuperará la inversión que hice en ACS, eso es seguro.
“En este momento, estamos usando el [NetSuite] módulo de gestión de activos fijos para todos nuestros activos fijos. De hecho, estamos construyendo una gran cartera de activos intangibles en este momento: patentes, marcas registradas y cosas por el estilo. Vamos a cargar todo eso en NetSuite, porque en este momento tengo una hoja de cálculo enorme que se está arrastrando y tengo que dársela a los auditores y fuimos a ACS y decimos: ‘Oye, ¿crees que ¿podría hacerlo?’ Son como, ‘Sí, solo lo asignas a una cuenta diferente, haz esto… está todo ahí’.
“Quiero que el cierre se reduzca a siete días, y no quiero reemplazar a este contador, así que si hago eso, me ahorraré al menos $100,000 por delante. Y luego, a la hora que sea, vuelvo. Para nosotros, se trata realmente de ahorrar tiempo y también se trata de que si estás en un cierre perpetuo, vas a perder gente. Simplemente nadie quiere hacer eso. Es bloqueo y placaje.
“Como teníamos NetSuite, pasamos de 20 a 47 escuelas. Si estuviéramos ejecutando esto en QuickBooks, de esa manera habríamos muerto. Quiero decir, fue tan fácil traer literalmente algunas de estas otras escuelas así como así. Lo replicamos. Ya teníamos las cuentas chárter, teníamos todo configurado y simplemente configuramos la nueva ubicación”.
Cappadona espera que la empresa aumente el uso de NetSuite en los próximos meses, y la empresa está interesada en aprender más sobre la automatización de las cuentas por pagar, que actualmente se considera un punto crítico, principalmente debido a otro software heredado en uso. De hecho, Cappadona lo llama el mayor problema que tiene en este momento, ya que él y su equipo tienen problemas para enviar las facturas de ese sistema a NetSuite.
Sorprendentemente, dada su pasión por la compañía y la música en general, Cappadona nunca ha tomado una de las lecciones de la escuela. “No lo he hecho, y eso es un pecado”, dice. “Sigo diciendo que lo voy a hacer”.
Pero tal vez no en el corto plazo. Como baterista, comprenderá las muchas partes que componen su kit de negocios y la necesidad de permanecer en el tiempo y alcanzar el ritmo financiero adecuado con el software a su disposición.