A principios de este mes, los concejales tuvieron la oportunidad de discutir los problemas pasados y actuales que enfrentan el Ayuntamiento de Birmingham en su implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de Oracle.
La extraordinaria reunión del consejo, celebrada el 11 de marzo, dio a los miembros del consejo la oportunidad de expresar sus preocupaciones después de la publicación de un informe de Grant Thornton en febrero observando lo que salió mal con la implementación del sistema Oracle ERP. El trabajo continuará con la reimplementación, que debe ir en vivo en abril de 2026. Durante la reunión, los miembros del Consejo buscaron la seguridad de que esta fecha límite no se deslizaría.
El concejal Albert Bore señaló que el consejo previamente dirigió una empresa conjunta de 10 años con Capita para ejecutar un sistema SAP ERP. Esto terminó en 2018, cuando el Consejo tomó la decisión de insertar su función de TI y pasar a un sistema ERP Oracle basado en la nube.
Durante este tiempo, Bore dijo que la experiencia en TI se celebró en el consejo, pero lo que siguió fue, según Bore, “una debacle predecible”.
Un desastre completo
El concejal Meiron Jenkins, que tiene experiencia previa en la implementación de sistemas ERP, dijo: “Implementar sistemas ERP ha sido mi vida durante 40 años y durante ese tiempo he visto algunas implementaciones bastante malas, pero esto es realmente único. Es realmente notable qué desastre lo hiciste al implementarlo ”.
Los hallazgos del informe de valor por dinero de Grant Thornton en el Proyecto Oracle ERP destacan serias preocupaciones de gobernanza, falta de propiedad entre los altos ejecutivos y una cultura que disuadió las preocupaciones negativas que se plantean.
Como señala Jenkins, si los gerentes superiores no están estrechamente involucrados en los detalles de una implementación de ERP, la posibilidad de que salga mal aumente significativamente. “Y eso es lo que sucedió aquí”, dijo, refiriéndose a la implementación de Oracle por parte del Ayuntamiento de Birmingham para reemplazar a SAP.
Jenkins dijo que en 2020 colaboró en una investigación de escrutinio sobre el Proyecto Oráculo del Consejo de la Ciudad de Birmingham antes de que comenzara. “Hicimos algunas recomendaciones. Si tan solo esas recomendaciones se hubieran seguido, muchos de estos problemas se habrían evitado ”, dijo.
En su carta de 2020 a los concejales sobre el próximo Proyecto Oracle, Jenkins incluía un enlace a un artículo que cubre grandes desastres ERP. “Lo puse porque pensé [they could] Lea estos grandes desastres ERP, y estas eran grandes empresas, dirigidas por personas superiores experimentadas, que se habían equivocado tan mal “.
Además de las fallas de la alta gerencia, algunos concejales expresaron su preocupación de que los profesionales externos pagaron para auditar al Consejo deberían haber puesto más énfasis en los riesgos que el Consejo lleva a cabo debido a su implementación de ERP.
Preguntas sobre auditoría externa
Un concejal le dijo a Computer Weekly: “¿Los altos ejecutivos no eran sinceros con los auditores externos? Creo que esta es una de las cosas que necesitamos entender como organización “.
El concejal Lee Marsham dijo: “Todos deberíamos alarmarse por este informe porque, independientemente de nuestras inclinaciones políticas, todos fuimos engañados. En el espíritu del trabajo entre partes cruzadas, quiero alabar al concejal Jenkins, quien hizo las preguntas correctas en el comité de auditoría y los oficiales muy altos, “nada que ver aquí” “.
Marsham también elogió el trabajo del concejal Paul Tilsey como vicepresidente del comité de auditoría, y el presidente anterior del Comité de Auditoría, el concejal Fred Grindrod, quien dijo que “desafió a los oficiales y le dijeron repetidamente que estaba equivocado al hacerlo”.
Marsham señaló que en marzo de 2023, el auditor externo informó que Oracle no era un riesgo significativo. “Nuestros auditores externos [Grant Thornton] La semana pasada reveló al Comité de Auditoría por primera vez que tampoco se les dijo los hechos completos. ¿Podría nuestro auditor externo, un socio corporativo, haber hecho más? preguntó.
Tilsey fue más allá, diciendo: “He leído el informe con mucho, con mucho cuidado. Hay una crítica que tendría que hacer de Grant Thornton, porque en el informe dice claramente que los altos funcionarios no respondían a Mark [Stocks] y su equipo “. Stocks, que trabaja para Grant Thornton, es el auditor externo del Ayuntamiento de Birmingham. “Creo que podría haber tomado algunas medidas muy afirmativas en ese tipo de situación”, agregó Tilsey.
Seis meses después del informe del auditor de marzo de 2023, parece haber una indicación muy clara de que el auditor estaba buscando una mayor claridad sobre el proyecto y la reimplementación. El informe del auditor externo de septiembre de 2023 preparado por Grant Thornton enumera una recomendación legal de que el Consejo deba establecer una fecha objetivo para completar la fase “segura y cumplida” de la implementación de Oracle. “Consideramos que esto debería completarse antes del 30 de noviembre de 2023”, declaró el auditor.
Otra recomendación legal declaró: “El Consejo debe considerar la capacidad de su personal superior para lidiar con las fases de Oracle ‘Safe and Complement’ y ‘Reimplementation’ junto con las otras presiones competidoras”.
El último informe del auditor recomienda que el consejo se asegure de que se proporcionen recursos adicionales para garantizar que el “proyecto crítico” se complete lo antes posible. “Esto puede incluir capacidad y capacidad de TI interna o externa adicionales. A largo plazo, el consejo deberá asegurarse de que reconstruya su propia capacidad y capacidad de TI ”, declaró el informe.
Un portavoz de Grant Thornton UK dijo: “Observamos los comentarios y preguntas planteadas por los concejales en relación con nuestro informe en interés público; Sin embargo, no estamos de acuerdo con algunos de estos comentarios y creemos que se derivan de un malentendido fundamental de la responsabilidad de los auditores entre ciertos miembros del consejo. Como se ha explicado anteriormente a los concejales, los auditores no son responsables de la implementación de los sistemas financieros del Consejo; esta es responsabilidad de los funcionarios y miembros “.
El Código de práctica de la Oficina Nacional de Auditoría establece las responsabilidades de los auditores, como señala Grant Thornton, no es necesario auditar la implementación de sistemas financieros.
“Observamos que otros consejos implementan sistemas financieros cada año sin la participación del auditor y sin el nivel de fracaso que ha ocurrido en Birmingham”, dijo el portavoz. “Dada la falla previa de implementar efectivamente Oracle, continuamos monitoreando la situación y si debemos dar el paso inusual de llevar a cabo una auditoría de la reimplementación”.
Todavía llegando tarde
Durante la reunión extraordinaria, el concejal Jaime Scott declaró que el Sistema de Gestión de Ingresos de Birmingham (IMS), que es una de las partes más fundamentales de cómo el consejo entiende su posición financiera, se está ejecutando detrás de su escala de tiempo original para la implementación.
Anteriormente, las acciones del auditor de Grant Thornton discutieron la solución que el Consejo había establecido con su Sistema de Reconciliación Bancaria (BRS) existente. Cuando se le preguntó sobre los retrasos del nuevo IMS, las existencias dijeron: “No puedes ir a vivir hasta que tengas tus soluciones para el sistema de efectivo actual. Debe retrasarse hasta que esté listo y alentamos activamente a todos nuestros clientes a retrasarse hasta que se realicen todas las pruebas “, y agrega que a menos que el sistema se ejecute correctamente,” todo lo que hará es reemplazar un sistema disfuncional con otro “.
En declaraciones a Computer Weekly, Scott dijo que después de una conversación con el líder del Proyecto Oracle, el equipo de implementación de Oracle confía en que el IMS estará listo. Pero, agregó: “Necesitamos controlarlo para asegurarnos de que no haya un mayor deslizamiento, porque si estas cosas se deslizan, podríamos estar fácilmente en Navidad”. Tal deslizamiento podría afectar la nueva fecha provisional en vivo de abril de 2026.