Los problemas del sistema Oracle del Consejo de la Ciudad de Birmingham han continuado en 2025, con las preocupaciones planteadas en la reunión del consejo del lunes para establecer el presupuesto anual, destacando los problemas contables. Estos no se pueden solucionar hasta que la reimplementación del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) esté operativo.
Un concejal dijo: “Cuando observa el libro de presupuesto, encuentra que hay un déficit en el presupuesto de £ 380 millones en los próximos tres años, pero lo que realmente me preocupa es el efecto de Oracle y que tenemos un déficit de £ 141 millones de tarifas comerciales no recolectadas, eso es equivalente a un aumento del 30% en el impuesto municipal”.
Durante la última reunión del Comité de Auditoría de Birmingham, que tuvo lugar al día siguiente, al 5 de marzo, los concejales plantearon serias preguntas sobre por qué se tomó la decisión de vivir con el sistema Oracle, a pesar de que muchas áreas del proyecto estaban incompletas.
“Hubo un sesgo de optimismo”, dijo el auditor de Grant Thornton, Mark Stocks.
Reflejando los hallazgos del informe de valor para el dinero de Grant Thornton en relación con la implementación del sistema ERP, que se publicó a fines de febrero, acciones, que dirigieron al equipo de dos auditores externos presentes, dijo: “Nadie tomó posesión”.
Las acciones continuaron describiendo cómo el consejo había perdido el conocimiento corporativo de la reimplementación del sistema Oracle ERP después de que su oficial de finanzas Fiona Greenway se fue. Significativamente, todos los proveedores le dijeron al consejo que se volviera a vivir.
“La información estaba allí para detener esto, pero todos los proveedores dijeron que se van. El sistema no estaba listo cuando se iba en vivo ”, agregó.
Como informó la computadora semanal anteriormente, desde la implementación de un sistema ERP Oracle para reemplazar a SAP en abril de 2022, el consejo ha enfrentado problemas significativos con los procesos e interfaces, así como la capacidad del sistema para producir informes.
En lugar de adaptar sus procesos comerciales internos para alinearse con la forma en que funcionaba el nuevo sistema, Birmingham se embarcó en un programa ERP que implicaba adaptar el sistema Oracle, que resultó en una implementación incompleta en el momento en que el sistema estaba destinado a ponerse en marcha.
Ve a vivir con advertencias
Con respecto a la decisión de proceder con ir a vivir con Oracle, el auditor dijo que los oficiales del consejo no tenían una comprensión profunda de los riesgos que estaban tomando. El consejo de los proveedores fue advertido y estas advertencias, según el auditor, deberían haberse visto. Las áreas de preocupación incluyeron el Sistema de Reconciliación Bancaria (BRS) y el libro mayor en las pruebas.
“Hay una correspondencia de los oficiales que dicen que estaban luchando con el sistema BRS, las cuentas por cobrar y algunos aspectos del libro mayor general fueron reportados como no más importantes. Se expresaron preocupaciones sobre personalizaciones pasadas; Las cuentas por pagar y las personalizaciones de cuentas por cobrar no se encendieron y el programa aún recibía solicitudes de cambio ”, dijo.
Al comentar sobre el informe de Grant Thornton, el concejal Richard Parkins dijo: “Este informe es probablemente el peor que he visto. De todos los informes de mi escritorio, este es realmente un estudio de caso sobre cómo no implementar un sistema de TI. La decisión de GO-Live es sorprendente cuando miras dónde estábamos y cuántas personas se sentaban alrededor de la mesa “.
Cuando se le preguntó si el sistema había sido probado adecuadamente antes de la fecha de transmisión, el auditor Thomas Foster de Grant Thornton, dijo: “Las pruebas se completaron en muchas áreas. La nómina se había destacado como un área clave, pero el problema era que las pruebas no estaban completas y había áreas clave que no habían sido probadas y, tal vez, estaban más bajas en la lista de elementos resaltados por el riesgo y, por lo tanto, no obtuvieron el enfoque que merecían en ese momento “.
La revisión de los comisionados del informe del Comité de Auditoría publicado el 5 de marzo declaró que el Consejo está ejecutando un programa de cambio comercial respaldado por la tecnología, que requiere que las personas sean capacitadas y se asignen sobre cómo usar el nuevo software ERP.
“El consejo no debe desviarse de la adopción de los procesos de mejores prácticas ofrecidos por el software, debe centrarse en completar el diseño del sistema y obtener un compromiso ejecutivo completo”, declaró el documento de revisión.
Quedan los problemas de calidad de los datos
Los comisionados también dijeron que siguen preocupados por la calidad hereditaria de los datos que se cargaron en la implementación de 2022 y los datos actuales de mala calidad mantenidos en el sistema actual.
“Incluso si el consejo ofrece un sistema bien diseñado y equipa a los usuarios con la capacitación requerida para usarlo, si la calidad de los datos migrados al nuevo sistema es de mala calidad (faltante, inexacta, duplicada), el sistema no operará y entregará los beneficios que el Consejo necesita”, advierten en el documento de revisión de los Comisionados. Instaron al consejo a abordar la calidad de los datos antes de la implementación.
En la reunión anterior del Comité de Auditoría el 29 de enero, el concejal Paul Tilsey preguntó si la cultura del consejo está cambiando alrededor de áreas como el Proyecto ERP: “¿Crees que hay formas independientes adecuadas de informar sobre el progreso de estas para asegurarnos de que estamos en camino?”
La necesidad de cambiar la cultura en el consejo se encuentra entre las recomendaciones clave que Grant Thornton destaca en su informe.
Las acciones, quien fue el auditor en la reunión del 29 de enero, reconoció las preocupaciones de Tilsey de que el ERP no podría ser arreglado en poco tiempo. “Lo más temprano creo que es el 26 de abril”, dijo. “Hasta entonces, tiene un sistema financiero operativo. Esto siempre va a ser difícil “.