Más de un tercio de las empresas del Reino Unido se enfrentan a interrupciones periódicas debido a la falta de comunicación, y casi la mitad dice que se necesitan hasta tres horas para decidir cómo avanzar en los objetivos comerciales y dos quintas partes citan la comunicación poco clara de los requisitos del proyecto por parte de los líderes como la razón principal detrás de tener que rehacer trabajo, según una investigación del proveedor de software de colaboración visual Lucid Software.
El objetivo de La ventaja ágil: transformar la colaboración para los equipos modernos El estudio tenía como objetivo revelar cómo los equipos de trabajo híbridos están tratando de volverse más ágiles y ofrecer valor empresarial más rápidamente. Se creó a partir de una encuesta en línea de 2.190 trabajadores del conocimiento realizada entre el 18 y el 24 de septiembre de 2024. Los encuestados fueron seleccionados entre una población de personal a tiempo completo, de entre 25 y 64 años, en empresas con al menos 10 empleados.
Además del tiempo que llevó decidir cómo avanzar en los objetivos comerciales, el estudio advirtió que las empresas podrían estar desperdiciando dinero en reuniones ineficaces que no ofrecen planes de acción claros, con falta de comunicación y mala planificación que afectan el trabajo diario.
Esto último lo mostró el 41% de los encuestados que citaron requisitos poco claros del proyecto o cambios de alcance y falta de comunicación con los colegas como las principales razones para rehacer el trabajo. Como resultado, poco más de una quinta parte de los trabajadores sintieron que los planes de su equipo sólo a veces se alinean con los objetivos estratégicos generales de la empresa.
Además, el 73 % de los encuestados informó una visibilidad alta o completa del progreso de su equipo, pero el 30 % calificó los “requisitos del proyecto o cambios de alcance poco claros” como una de las principales razones para rehacer el trabajo, lo que indica una falta de coincidencia entre la visibilidad del progreso percibido y la claridad en el alcance del proyecto.
Se consideró que la dependencia excesiva o la facilitación ineficaz de las reuniones eran fuentes de problemas. Se informó que las reuniones regulares de equipo o las reuniones de pie eran la principal forma en que los equipos daban seguimiento al progreso (74%), y el 73% de los encuestados reportaron una alta visibilidad del progreso del equipo. Sin embargo, esas respuestas no fueron consistentes entre los miembros del equipo. Sólo el 53% de los empleados de nivel inicial informaron haber experimentado una alta visibilidad, en comparación con el 81% de los jefes de departamento, lo que indica, dijo Lucid, que estas reuniones periódicas no necesariamente brindan a todos la información necesaria.
Aunque la encuesta reveló la buena noticia de que el 45% de los trabajadores cree que la adopción de nuevas herramientas de colaboración podría reducir el tiempo para tomar una decisión, también advirtió que se necesitaba un cambio radical para superar los desafíos de comunicación.
Lucid señaló que marcos como su plataforma Agile podrían mejorar en gran medida la eficiencia, la comunicación y la colaboración. De hecho, la encuesta encontró que el 69% de los encuestados que implementaron prácticas ágiles en sus flujos de trabajo notaron una mejora en la eficiencia del equipo. Esto, dijo Lucid, subrayó la importancia de adoptar este tipo de tecnologías para mejorar la colaboración y la eficiencia en diversos entornos de trabajo.
Cuando se les preguntó qué ayudaría a reducir el tiempo para lograr un consenso, la mitad de los encuestados dijo agendas y objetivos claros y detallados, y el 45% dijo mejores herramientas de comunicación y colaboración. Lucid destacó el uso de software de gestión de proyectos o herramientas de informes visuales para documentar y realizar un seguimiento de las tareas como una forma de ayudar a garantizar que las decisiones tomadas en las reuniones no se pierdan ni se olviden en el camino. Estas herramientas, afirmó la empresa, también podrían fomentar la colaboración asincrónica, permitiendo a los miembros del equipo mantener el rumbo sin necesidad de reuniones constantes.
“La mala comunicación y colaboración cuestan a las empresas del Reino Unido tiempo y dinero valiosos, y los miembros del equipo frecuentemente se reúnen para repetir las mismas conversaciones. Muchos equipos están atrapados en este ciclo porque abusan de las reuniones y carecen de habilidades para combinar prácticas de trabajo asincrónicas y sincrónicas”, dijo Bryan Stallings, evangelista jefe de Lucid Software.
“Para superar este desafío es necesario que las empresas cambien la mentalidad de los empleados que han llegado a depender de estos métodos ineficaces. El primer paso en este proceso es invertir en educación sobre cómo los principios y prácticas ágiles pueden ayudar. Al garantizar que todos estén alineados y utilizar estos métodos ágiles para colaborar, las empresas pueden trabajar de manera más eficiente hacia los objetivos comerciales generales, liberándose de un ciclo de reuniones improductivas”.