Cambridge Enterprise ha ahorrado decenas de miles de libras y ha liberado a los administradores para realizar un trabajo más productivo después de cambiar del respaldo tradicional basado en cinta al respaldo de nube a nube de software como servicio (SaaS) de Keepit.
Cambridge Enterprise es una subsidiaria de propiedad absoluta de la Universidad de Cambridge. Es una organización sin fines de lucro que ayuda a la investigación de la universidad a hacer la transición al mundo comercial y ayuda a gestionar patentes, licencias y relaciones con organizaciones externas. También ha supervisado la formación de aproximadamente 150 empresas derivadas.
El viaje de datos de una organización comienza con una divulgación, cuando un académico les informa sobre un invento o alguna investigación que podría tener un impacto en la actividad del sector público o privado. Estos proyectos suelen ser delicados (y, por definición, innovadores y únicos) y exigen un alto grado de protección de datos, incluso durante períodos muy largos, dijo el director de tecnología (CTO), Matt Whiting.
“A menudo ocurre que las innovaciones se producen en un plazo de cinco a ocho años”, dijo Whiting. “Y cuando hay acuerdos de licencia, estos pueden ser por hasta 50 años o más”.
Tan recientemente como 2019, todos los datos se guardaban en el sitio, en la unidad N: del servidor y se realizaba una copia de seguridad en cinta. “Tuvimos que intentar recordar rotar las cintas y sacarlas del sitio”, dijo Whiting.
En 2019 y 2020, Cambridge Enterprise hizo la transición a la nube de Microsoft con el uso de Microsoft 365 y su paquete de relaciones con el cliente Dynamics.
Pero esa estrategia se consideró demasiado arriesgada, según Whiting. “Entonces teníamos la mayoría de nuestros datos en Microsoft-land, y parecía que teníamos todos los huevos en una sola canasta. Si borras algo accidentalmente y no te das cuenta durante 30 días, ese archivo se pierde para siempre, por ejemplo”, dijo.
“En general, hay una falta de culpabilidad si los servicios fallan, por lo que mantener todo en Microsoft no iba a funcionar y no íbamos a volver a mantener una copia en el sitio debido al esfuerzo manual que implicaba”.
Luego, Oxford University Innovation, una organización similar en el otro establecimiento, transmitió su experiencia en respaldo de nube a nube con Keepit.
Cambridge Enterprise implementó Keepit para proteger su software en la nube centrado en el cliente Microsoft 365 y Dynamics, así como el correo electrónico.
Keepit es uno de varios productos y servicios de respaldo de nube a nube SaaS que han surgido para llenar el vacío dejado por los proveedores de la nube que no ofrecen respaldo real de forma nativa para aplicaciones SaaS.
Una característica clave de Keepit, con sede en Dinamarca, es que ejecuta su propia capacidad de centro de datos, por lo que todas las copias de seguridad se mantienen de forma independiente y lejos del lugar donde residen las aplicaciones SaaS de origen.
“Un gran atractivo fue la duración potencial de la retención de datos que hizo posible”, dijo Whiting. “En el pasado, teníamos que esperar que las cintas conservaran su magnetismo y que la unidad LTO lo aceptara. Ahora nuestro período de retención es teóricamente indefinido”.
Whiting también elogió la capacidad de controlar las copias de seguridad desde la interfaz de usuario web de Keepit y de buscar fácilmente entre los datos respaldados y restaurarlos con unos pocos clics.
Los costos resultantes ahorrados por Cambridge Enterprise se basan en el hardware que no tuvo que comprar y el tiempo de los empleados que tomó administrar las copias de seguridad internas.
“Habría sido £10.000 cada cinco años cada vez que fuera necesario reemplazar el hardware de la cinta”, dijo Whiting. “Además, contamos con un administrador senior que les ha ahorrado la mitad de su tiempo y ahora puede hacer otras cosas”.
Keepit tiene regiones basadas en capacidad de centros de datos en Copenhague, Frankfurt, Londres, Zurich, Sydney, Toronto y Washington DC. Cada región se trata como una zona de disponibilidad soberana y no se transfieren datos entre ellas a menos que lo apruebe el cliente. Cada región tiene dos centros de datos activo-activo con conmutación por error de sitio completo entre ellos. Keepit no cobra por entrada, salida o capacidad, sino que cobra por asiento.
Los datos se pueden proteger en Microsoft 365, Microsoft Dynamics, Entra ID (anteriormente Azure Active Directory), Google Workspace, Salesforce.com, Azure DevOps, Power Platform y ZenDesk. “Está construido desde cero como un producto de copia de seguridad en la nube”, afirmó Ostergaard.
Keepit backup está diseñado para ejecutarse una o dos veces al día en un esquema incremental permanente. Es posible ver archivos individuales y obtener una vista previa de ellos, pero eso depende de la carga de trabajo.