Al igual que otros servicios de nube pública, los proveedores de software como servicio (SaaS) facilitan enormemente la compra de sus productos. Esto significa que las suscripciones a aplicaciones basadas en SaaS pueden volverse fácilmente inmanejables, lo que lleva a una TI descentralizada y a gastos de TI incontrolados, despilfarradores e innecesarios.
En el pasado, el equipo de gestión de activos de software (SAM) tenía la tarea de garantizar que los sistemas de TI implementados en una organización tuvieran las licencias de software correctas. Su función permitió una mejor toma de decisiones en términos de compra de acuerdos de licencias por volumen y prevención del uso no autorizado de software.
Según Flexera, que realizó recientemente una encuesta, las responsabilidades de SAM incluyen rastrear el uso de SaaS (56%), proporcionar datos y análisis para respaldar la seguridad (56%), preparar las renovaciones de contratos de software (58%) y mantener un inventario preciso de uso de software con licencia (72%). Flexera recomienda que los profesionales de gestión de activos de TI (ITAM) aumenten su colaboración con los equipos FinOps a medida que el uso y el costo de SaaS y la nube eclipsan al del software local.
Gracias a SAM, los departamentos de TI solían tener una buena idea del gasto en software. La instalación de aplicaciones comerciales empaquetadas podría auditarse periódicamente para garantizar que la organización cumpliera con los términos de la licencia de software y ayudarla a obtener el mejor valor de las licencias que ya había adquirido. En un mundo ideal, los desarrolladores de software también tendrían acceso a un conjunto aprobado de herramientas para desarrolladores y bibliotecas de software.
Llevar la cuenta de los costos de la nube
La nube pública ha cambiado el control de costos de TI y el panorama de TI ha evolucionado hasta el punto en que los equipos de ingeniería de TI que se embarcan en iniciativas nativas de la nube están haciendo uso de servicios y microservicios basados en la nube para crear aplicaciones mucho más rápido de lo que era posible anteriormente, como dice Dale Vile. , señala cofundador de Freeform Dynamics.
“Hoy en día, el número de piezas móviles y flujos de actividad que hay que tener en cuenta para formarse una visión precisa de los costes es bastante desalentador”, afirma. “Asignar esos costos a diferentes departamentos, sistemas e iniciativas comerciales es un gran dolor de cabeza dada la cantidad de infraestructura, recursos y servicios compartidos que se ha vuelto normal en los últimos años”.
Hacer un seguimiento de estos activos no solo es una preocupación constante, sino que algunos servicios SaaS y basados en la nube que funcionan bien en implementaciones piloto pueden no resultar la mejor opción tecnológica cuando se tienen en cuenta los costos asociados con el uso máximo y las implementaciones a gran escala.
De hecho, una encuesta de Forrester sobre operaciones de tecnología moderna encontró que solo el 37% de todos los profesionales digitales y de TI (y el 43% en las empresas) estuvieron de acuerdo en que el software de su organización está bien controlado y administrado por un equipo de gestión de activos de software.
Hace dos años, Linda Leong, analista de Gartner, advirtió que la mayoría de las organizaciones se centran en la eliminación del “desperdicio” en los gastos de la nube, generalmente en forma de recursos inactivos o subutilizados. En ese momento, instó a los líderes de TI a implementar técnicas de ingeniería de rendimiento, una vez que se haya eliminado el desperdicio, para mejorar el rendimiento de las aplicaciones utilizando menos recursos o menos costosos.
Por ejemplo, si un equipo de aplicaciones busca lanzar un producto rápidamente, Leong dice que la empresa puede estar dispuesta a incurrir en altos costos iniciales de nube para reducir el tiempo de comercialización. “Es posible que la aplicación deba pasar por un ciclo de optimización de costos para lograr costos aceptables a largo plazo y mejorar el margen de beneficio del producto”, añade.
Según Leong, la mayor compensación suele tener que ver con el tiempo del desarrollador de aplicaciones. “El tiempo que se dedica a optimizar los costos es tiempo que no se dedica a agregar nuevas capacidades de aplicaciones, y algunos líderes empresariales priorizan exclusivamente las nuevas capacidades sin prestar atención a cómo los costos de la nube afectan los márgenes de los productos”.
Aunque los costos de la nube generalmente están estrechamente relacionados con el uso de la infraestructura y la plataforma de servicios públicos basados en la nube por parte de las organizaciones, los costos de SaaS pueden salirse de control rápidamente, a menos que se establezcan controles para frenar el uso y las aplicaciones no autorizadas. Por ejemplo, la tan publicitada represión de Netflix contra el uso compartido de contraseñas ilustra la facilidad con la que cualquier persona con sólo una contraseña puede acceder a servicios premium. En el mundo empresarial, las políticas de gobernanza y seguridad de TI a menudo tratarán el intercambio de contraseñas como una infracción grave debido a la pérdida de datos y los riesgos de ciberataques asociados con dicho comportamiento. Es probable que el intercambio de contraseñas infrinja los contratos SaaS y genere costos incontrolados.
Gestión de activos de TI en todos los ámbitos
en su Por qué debe repensar sus prácticas de gestión de activos de software En el informe, Forrester recomienda que los líderes de TI se concentren en desarrollar una estrategia integrada de gestión de activos de TI para respaldar el entorno de TI cada vez más complejo, que abarca la nube, el borde y las estructuras de licencia cambiantes.
Uno de los términos que surgirá a medida que los líderes de TI exploren opciones para gestionar los costos de SaaS es la idea de FinOps (ver cuadro). La Fundación FinOps, que proporciona un marco y mejores prácticas para la gestión financiera de recursos basados en la nube, define FinOps como: “Comprender y optimizar el impacto de las licencias de software y las inversiones en SaaS en la estructura de costos y el valor de la nube de una organización mediante la comprensión de las licencias específicas del proveedor. términos, derechos de uso y opciones de precios”. El objetivo es planificar un uso adecuado, que minimice la implementación excesiva (un riesgo de cumplimiento) o la implementación insuficiente (estantería/desperdicio).
Este es un esfuerzo colaborativo. La Fundación FinOps recomienda la colaboración entre los equipos de finanzas, adquisiciones de TI y legales, mientras que Gartner Guía de colaboración de gestión financiera en la nube para ampliar FinOps eficientes El informe insta a los líderes empresariales y a los equipos de aplicaciones a trabajar juntos para presupuestar y pronosticar los costos de la nube.
El objetivo general, desde la perspectiva de Gartner, es garantizar que los presupuestos y pronósticos de la nube estén alineados con el ciclo de planificación empresarial. Gartner dice que los equipos de abastecimiento, adquisiciones y gestión de proveedores deberían utilizar estas proyecciones para negociar precios y descuentos con los proveedores de la nube. La firma de analistas también recomienda que el jefe de finanzas y otros líderes ejecutivos reciban informes que alineen los costos de la nube con las métricas comerciales para que puedan tomar decisiones informadas.
La gestión de SaaS forma parte en gran medida de la gestión de activos de software. En la era moderna de software altamente distribuido y una fuerza laboral que ya no trabaja exclusivamente en oficinas, los departamentos de TI deben asegurarse de ofrecer la amplitud y profundidad de aplicaciones, herramientas de software, microservicios y, cada vez más, acceso a fuentes de datos que las personas necesitan para trabajar eficazmente.
Trabajar en estrecha colaboración con los gerentes de línea de negocios puede ayudar a identificar lo que falta en la cartera de software de TI corporativa, evitar costos ocultos asociados con las compras de SaaS de TI en la sombra y comprender qué recursos técnicos están consumiendo los equipos de ingenieros de software.