La gestión de activos de software (SAM) ha evolucionado desde un simple mantenimiento de registros administrativos hasta una gestión de licencias y contratos más compleja que integra tecnologías innovadoras como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y la IA generativa (GenAI).
Las implementaciones exitosas de SAM ahorran costos de licencia, mejoran el cumplimiento y reducen los ajustes. También mejoran la utilización del software, lo que permite a las empresas obtener más valor de las inversiones existentes; eliminar aplicaciones no utilizadas, no deseadas o arquitectónicamente inadecuadas; y mejorar las relaciones con los proveedores a través de una mejor gestión de contratos. La mayoría de las prácticas y herramientas de SAM existen desde hace mucho tiempo y SAM continúa desempeñando un papel importante durante todo el ciclo de adquisición de software.
Las empresas ahora utilizan procesos SAM no solo para respaldar eventos únicos, auditorías de software o renovaciones de contratos, sino también para lograr una gestión de costos efectiva y una optimización tecnológica. El seguimiento de las licencias de nube, el registro de contratos, la gestión y vinculación de activos y la comprensión de los derechos siguen siendo áreas en las que deben centrarse los proveedores de SAM.
En la encuesta de operaciones de tecnología moderna de Forrester de 2023, solo el 37% de todos los profesionales digitales y de TI (43% en empresas) estuvieron de acuerdo en que el software de su organización está bien controlado y administrado por un equipo SAM. TI enfrenta muchos desafíos, incluido el desarrollo de nuevos sistemas y la resolución de incidentes de alta prioridad. Pero en términos de un proceso que debería ser consistente y repetible, SAM es complejo y desafiante, y pocas empresas sienten que lo han dominado por completo.
La cuestión aparentemente simple de si un determinado título de software está instalado en un dispositivo está llena de complejidades y trampas. Es difícil conciliar este hecho técnico difícil de establecer con el derecho contractual a utilizar el software.
Una propuesta de valor importante de SAM es que reduce el riesgo operativo al reducir la probabilidad de auditorías de software desfavorables y ajustes masivos inesperados. Esta es una propuesta de valor más débil que la generación de ingresos o la reducción de costos, lo que convierte a SAM en un objetivo atractivo para reducir costos.
Complejidad SAM
Los expertos en la materia no son fáciles de encontrar y, a menudo, hay que capacitarlos desde dentro: son valiosos y, por lo tanto, están sujetos a caza furtiva.
Por ejemplo, una gran empresa con más de 5000 empleados encargó a un equipo SAM de solo tres personas generar un informe semanal de cumplimiento para todo el departamento y enviarlo a los líderes del departamento. El dilema de la empresa: por un lado, necesitaba más recursos para poder garantizar una contabilidad precisa de cada aplicación, su uso real y su cumplimiento; por otro lado, las preocupaciones sobre la optimización de costos llevaron a planes para subcontratar la función SAM o involucrar trabajadores a tiempo parcial para la presentación de informes SAM.
Otra área de complejidad es que la proliferación de soluciones de software como servicio (SaaS) accesibles a través de navegadores web inicialmente causó cierta interrupción para los proveedores de SAM. La concesión de licencias en la nube no es tanto una cuestión de licencias y cumplimiento como un desafío de optimización y uso.
La mayoría de los proveedores de SAM utilizan intermediarios de seguridad de acceso a la nube de inicio de sesión único estándar o complementos de navegador para registrar y administrar los contratos y el uso de SaaS. Los proveedores de SAM también pueden tener interfaces de programación de aplicaciones (API) estándar que se integran con la mayoría de los principales proveedores de SaaS para obtener datos de licencias y contratos.
También vale la pena señalar que el software libre y de código abierto tiene su propio conjunto de desafíos relacionados con la redistribución y la comercialización. Esto hace que sea fundamental para las empresas registrar cualquier software de código abierto, especialmente el software que viene con una Licencia Pública General GNU Affero.
Cambio en la estrategia SAM
El enfoque de la gestión de activos de TI (ITAM) y SAM se ha alejado de las auditorías de software y el cumplimiento de licencias. Ahora está más centrado en la gestión del uso; gestión de riesgos de seguridad y contratos; y optimización de costes, gastos y valor empresarial. Con el rigor del proceso y la utilización de herramientas adecuadas, Forrester cree que las empresas pueden obtener más valor comercial de las herramientas SAM.
Uno de sus usos es en la gestión de proveedores. Las herramientas SAM pueden proporcionar a los equipos de gestión de proveedores información sobre el uso de activos, la ubicación y los datos de rendimiento para negociar acuerdos con proveedores de software, hardware y servicios. También ayudan a afinar los acuerdos y negociar mejores acuerdos identificando áreas para optimizar, ampliar o eliminar.
Las herramientas SAM también impulsan la optimización de los costos de uso del software y mitigan el riesgo de pagar costos de corrección. Si bien la recuperación de software a menudo impulsa las implementaciones de SAM, la utilización adecuada de los activos y licencias de software que emanan de SAM mitiga otros riesgos. Estos incluyen riesgos de incumplimiento por instalaciones de software no autorizadas, límites de licencia excedidos o el uso de software sin las licencias adecuadas; riesgos financieros por sanciones por incumplimiento o por pagar suscripciones o licencias de software innecesarias; y riesgos de seguridad derivados del uso de software no compatible, que pueden provocar ataques cibernéticos o violaciones de datos.
El papel de la IA en SAM
A medida que los entornos se vuelven más complejos (con la nube, el borde y la computación cuántica creando “confusión de activos” y estructuras de licencias en continuo cambio), se vuelve aún más importante tener un enfoque integrado de gestión de activos e implementar tecnologías innovadoras como GenAI y la automatización para mejorar la eficiencia operativa y reducir carga manual, riesgo y coste. Si bien los proveedores aún no han lanzado nuevas funciones, están desarrollando activamente varias capacidades de ML y GenAI.
Forrester cree que GenAI facilitará la gestión del ciclo de vida de los contratos al automatizar los pasos de la gestión de contratos, como la redacción, la negociación, la aprobación, la ejecución y el seguimiento. Los administradores de activos podrán utilizar GenAI para crear y modificar contratos rápidamente y satisfacer sus necesidades específicas mientras cumplen con las políticas organizacionales y los requisitos regulatorios.
El aprendizaje automático también se puede implementar para el seguimiento del cumplimiento y la evaluación de riesgos. Las herramientas de aprendizaje automático pueden examinar los contratos para identificar riesgos de cumplimiento, predecir violaciones de licencias, detectar el uso de software no autorizado y optimizar las decisiones de adquisición de licencias. Al correlacionar automáticamente los datos de uso de software con los derechos y términos de licencia, los algoritmos de aprendizaje automático pueden ayudar a las organizaciones a prepararse para las auditorías, identificar posibles brechas de cumplimiento y proporcionar evidencia para respaldar los esfuerzos de conciliación de licencias. Los algoritmos de detección de anomalías basados en ML también pueden identificar intentos de acceso, uso o instalación de software no autorizados.
Todas las principales plataformas de gestión de servicios empresariales que admiten ITAM (ServiceNow, BMC Helix, Ivanti) ofrecen chatbots. De cara al futuro, Forrester predice que los chatbots impulsados por GenAI proporcionarán recomendaciones cada vez más personalizadas para las decisiones de gestión de activos mediante el análisis de las preferencias de los usuarios, las interacciones históricas y los datos contextuales, y podrán adaptar las respuestas para satisfacer las necesidades individuales de los usuarios, ya sea recomendando licencias de software. basándose en patrones de uso o sugiriendo estrategias de inversión basadas en perfiles de riesgo.
Este artículo está basado en el informe de Forrester. Por qué debe repensar sus prácticas de gestión de activos de software de Biswajeet Mahapatra y Charles Betz, con contribuciones de Carlos Casanova, Janet Worthington, Julie Mohr, Glenn O’Donnell, Arjun Kalra y Bill Nagel. Biswajeet Mahapatra es analista principal de Forrester y se centra en iniciativas que ayudan a los CIO a acelerar su viaje de transformación digital.