Cómo se está preparando Co-op para abandonar SAP ECC

Retailer Co-op ha estado ejecutando un programa de transformación del negocio minorista impulsado por la suite Retail ECC (componentes centrales empresariales) de SAP en el software Hana para mejorar la visibilidad del stock y el pronóstico en todas sus tiendas. Ahora ha migrado todos sus sistemas SAP a la nube de SAP Rise como un trampolín para migrar de ECC a S/4Hana on Rise.

Si bien opera algunas tiendas más grandes, Co-op es predominantemente un minorista de conveniencia. Al describir el papel de SAP en el negocio, Ian Cox, director de tecnología de SAP y colega de productos y plataformas en Co-op, dice: “Se trata de bienes de rápido movimiento. Nuestras ubicaciones se encuentran principalmente en zonas residenciales y vendemos muchos productos frescos y alimentos refrigerados”.

Dice que el negocio opera con un rápido cambio, adaptándose a factores que impactan en las tendencias de compra, como el clima o el reciente campeonato de la Eurocopa: “Cuando hace buen tiempo y a Inglaterra le va bien en la Eurocopa [The UEFA European Football Championship], nos va muy bien, ya que la gente dobla la esquina y compra sus cosas para barbacoa. Para nosotros, se trata de hacer llegar los productos rápidamente y de colocarlos en los estantes rápidamente”.

Co-op ha sido un cliente de SAP desde hace mucho tiempo. Anteriormente operaba su propia nube privada Microsoft Azure pero, según Cox, factores externos como problemas de alto perfil en la cadena de suministro, los altos precios del combustible y la escasez de conductores impulsaron el proceso de toma de decisiones a centrarse en integrar el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) en el negocio. Dice que la configuración de sus sistemas empresariales estaba frenando a la empresa.

“Teníamos muchos sistemas heredados personalizados para la gestión y el comercio de pedidos”, dice Cox. “Y cuando analizábamos el rendimiento empresarial, era bastante fácil señalar a SAP y decir que no está haciendo lo que pensábamos que debería hacer”.

Agrega que Co-op decidió reinvertir en su relación con SAP y en los esfuerzos internos para incorporar el software al negocio.

“Nuestro CEO pudo ver que tener a SAP más cerca de nosotros era beneficioso para nosotros. A veces pienso que la gente cree que es mejor mantenerlos a distancia porque simplemente van a querer vendernos cosas, pero descubrimos que a veces es beneficioso porque SAP realmente nos ayudó a integrar el software en el negocio”, afirma. .

Co-op también comenzó a hablar con SAP sobre los beneficios de implementar Rise. El minorista ahora ejecuta SAP ECC en Hana, que incluye un módulo de previsión y reabastecimiento (F&R). Cox describe el módulo F&R como un motor central que impulsa el reabastecimiento diario de los clientes y agrega: “Ejecutamos un trabajo por lotes todas las noches, que literalmente comienza cuando las tiendas cierran y comienzan a recopilar datos de ventas”.

Luego, los datos de todas las tiendas se procesan para proporcionar a Co-op datos sobre las posiciones de existencias en todas sus tiendas y depósitos. Dado que se trata de un negocio de alimentos frescos, Cox dice que el módulo F&R ayuda a Co-op a reducir el desperdicio, ya que el minorista puede usar el pronóstico para decidir, tienda por tienda, qué cantidad de cada producto necesita reponerse.

La mejora de las previsiones se encuentra entre las inversiones clave en tecnología, que ha implicado transformar su entorno de TI existente y preparar su negocio para el futuro contra la interrupción de las cadenas de suministro globales y las expectativas cambiantes de los consumidores.

Personalización

La transformación del negocio minorista finalizó a finales de 2021. La transformación se centró en el comercio central, la cadena de suministro y los elementos comerciales del negocio minorista cooperativo basado en ECC que ejecuta la base de datos de Hana. Cox está particularmente orgulloso de que Co-op solo necesitara unas 30 mejoras en ECC en términos de cambios de configuración. Esta es una cifra relativamente baja para el nivel de personalización en un sistema SAP típico de una gran empresa.

El minorista ahora se está embarcando en una implementación totalmente nueva de SAP S/4 Hana para su transformación financiera. Cuando se le pregunta cómo aborda la cuestión de la personalización de este sistema, Cox dice: “Siempre te encuentras con una conversación en la que alguien dice que en realidad no hace lo que hacemos hoy y que somos únicos. Todos piensan que son únicos.

“En última instancia, no somos diferentes de cualquier otro gran minorista o de la organización financiera dentro de un minorista. Todo se reduce a un buen trabajo colaborativo en toda la tecnología y en toda la empresa. Se trata de involucrar a la empresa desde el principio en las sesiones de diseño y talleres donde elaboramos el mapeo de procesos y los llevamos en el camino hacia el proceso de principio a fin”.

Según su experiencia, el patrocinio ejecutivo es clave. Para Cox, el mensaje debe venir desde arriba. “A menos que tengas eso, es muy, muy difícil, porque recibes rechazo desde dentro del negocio”, dice. “Nuestra directora financiera está patrocinando la transformación financiera y está muy involucrada”.

Cox cree que es útil contar con recomendaciones de terceros cuando se trabaja en la gestión de cambios. Dice: “Tuvimos bastantes llamadas de referencia con minoristas y otras organizaciones. Co-op Suecia y Co-op Suiza son dos buenos ejemplos que han pasado por transformaciones minoristas muy similares. Los integradores de sistemas también pueden ayudar en la conversación”.

La ruta hacia S/4Hana en ascenso

En abril, Co-op completó un programa de 12 meses para trasladar todos sus sistemas SAP a la nube SAP Rise. Al explicar la migración, Cox dice: “Hemos realizado un levantamiento y un cambio, y literalmente hemos migrado todo desde la producción a Rise. Esto es casi como un enfoque de trampolín”.

Ahora en Rise, Cox dice que la compañía está buscando cómo migrar de ECC a S/4Hana. Co-op ha comenzado a utilizar la plataforma tecnológica empresarial de SAP para integrar los diversos sistemas financieros en toda la empresa.

La transformación de las finanzas en S4/Hana comenzará en octubre. El año que viene, afirma Cox, Co-op también planea implementar S/4Hana en sus 2.400 tiendas del Reino Unido.

La implementación del sistema SAP en Co-op ilustra un enfoque que otros que enfrentan la fecha límite de fin de soporte de 2027 para ECC pueden adoptar mientras migran a S/4 Hana. Si bien es claramente beneficioso evitar la personalización, el enfoque de Cox de hablar con referencias de clientes para realizar transformaciones similares y limitar las personalizaciones a un número pequeño y manejable parece un plan que los líderes de TI pueden desarrollar en sus propios proyectos.

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