Según Leeson Medhurst, jefe de estrategia para el lugar de trabajo en Peldon Rose, especialista en diseño y construcción de oficinas, la oficina de hoy es “en gran medida mixta”. A medida que las nociones de lo que significa el trabajo híbrido han madurado desde los primeros días posteriores a Covid, la atención ya no se centra en crear espacios predominantemente para que los empleados se conecten y colaboren.
En cambio, ahora se entiende que los empleados basados en tareas tienden a trabajar en destinos fijos alrededor del 60% del tiempo. Como resultado, muchos empleadores están creando tres áreas de trabajo específicas para ayudar al personal a realizar diferentes actividades clave, un concepto que ahora se conoce como hotelificación.
“Si lo comparas con las redes sociales, LinkedIn, Instagram y X, vemos a LinkedIn como un espacio profesional altamente enfocado, Instagram como un lugar conectado, colaborativo y expresivo, y X para la comunicación”, dijo Medhurst. “Por lo tanto, hay tres espacios diferentes para satisfacer sus necesidades específicas en un día determinado a medida que la oficina se hoteliza aún más”.
Pero más allá de simplemente centrarse en cuestiones de productividad y desempeño, muchos empleadores también se están volviendo “muy conscientes” de la necesidad de diseñar espacios de oficina que tengan en cuenta el “impacto social” en sus empleados, afirma. Esto incluye el bienestar y el impacto de estímulos, como el ruido, la iluminación y la temperatura. La inclusión es otra consideración importante.
En cuanto a la sostenibilidad en el sentido medioambiental, el panorama es bastante más heterogéneo. Según una encuesta global reciente realizada por el gigante de las redes Cisco, el 45% de los empleadores afirmó que incluir características de sostenibilidad (ambiental) en sus espacios de trabajo era una de las tres consideraciones principales al emprender un rediseño. Sin embargo, Rebecca Waller, jefa de diseño de la firma de diseño de interiores y equipamiento de oficinas Diamond Interiors, no está convencida. Ella dice que “sostenibilidad es un término general que puede significar muchas cosas y tiene muchos aspectos diferentes”.
Por ejemplo, explica Waller, significa reutilizar la infraestructura existente para reducir el impacto de carbono de la organización. Implica reciclar productos al final de su vida útil en lugar de tirarlos al vertedero. También implica el uso de materiales sostenibles, como cáñamo y madera certificada por el Forest Stewardship Council como estándar. Pero el impacto económico de seguir este camino, particularmente “en el norte” del Reino Unido, es un gran desafío. “Londres es una anomalía, ya que se espera y exige más la sostenibilidad y hay más dinero”, señala. “Pero en otros lugares, se trata de equilibrar las aspiraciones, el presupuesto, la sostenibilidad y los plazos, y la sostenibilidad tiende a verse comprometida”.
Medhurst, de Peldon Rose, está de acuerdo en que el mercado de lugares de trabajo sostenibles todavía está “en su infancia”, particularmente entre las empresas más pequeñas. “Necesitamos un fuerte liderazgo del gobierno aquí y, a menos que se muestre firme al imponer multas y establecer una agenda en la que haya una legislación definida, las organizaciones seguirán hablando de labios para afuera”, afirma. “Lograr la sostenibilidad cuesta más y maximizar el presupuesto es lo primero que se comercializa; muy pocos vienen y dicen: ‘la sostenibilidad no es negociable'”.
¿Cómo puede ayudar la tecnología?
Entonces, ¿qué puede hacer la tecnología para ayudar, si es que puede hacer algo? Medhurst destaca el valor de la tecnología de sensores en el contexto de una oficina de trabajo híbrida como medio para optimizar el uso de energía.
Por ejemplo, si tienen la opción, la mayoría de los empleados prefieren trabajar en la oficina de martes a jueves. “Si sabes que los lunes y viernes tienden a ser más tranquilos, puedes cerrar un piso y usar tecnología para apagar las luces y la calefacción”, dice. “También puedes avisar a los equipos de conserjería para que digan que el suelo no está en uso, lo que ahorra dinero en su contratación, pero también en materiales de limpieza, papel higiénico y similares”. Este enfoque reduce al mismo tiempo el impacto medioambiental.
Pero Medhurst sí da una nota de precaución en cuanto a ser demasiado entusiasta. Por ejemplo, señala las “enormes cantidades de energía” consumidas por los centros de datos y las grandes granjas de datos. Otro desafío es el enfoque desechable de la tecnología adoptado por muchos empleadores cuando actualizan sus computadoras portátiles y teléfonos móviles cada pocos años.
James Clark, director ejecutivo del proveedor de servicios gestionados para el lugar de trabajo Apogee, una filial independiente de HP, está de acuerdo. Señala la renovación de equipos viejos, como impresoras, como una forma sencilla pero eficaz de reducir la huella de carbono de la organización.
“Hay más puertas abiertas para equipos reacondicionados, como portátiles, y algunas licitaciones del sector público, en particular, exigen que un porcentaje de su flota se renueve de esta forma”, afirma. “Puedes tomar una impresora vieja, por ejemplo, restaurarla y volver a ponerla en funcionamiento, y podrían quedarle otros cinco años”.
El comienzo del cambio
Mientras tanto, para impulsar la inclusión y la productividad del personal, Cisco decidió renovar sus oficinas en Nueva York, Chicago, Atlanta y París durante los últimos tres años. Como parte de la medida, lanzó dispositivos basados en inteligencia artificial (IA) que “te hacen sentir como si estuvieras en la misma habitación con colegas sin importar en qué parte del mundo se encuentren”, dice Snorre Kjesbu, vicepresidente senior de la compañía. presidente y director general de dispositivos de colaboración.
Si bien solo el 30% de las salas de conferencias de la compañía solían tener video, ahora todos sus espacios de trabajo incorporan dicha tecnología, incluidas áreas de reunión y de ideas abiertas. Sin embargo, con el tiempo, Kjesbu cree que la IA desempeñará un papel aún más importante a la hora de impulsar la productividad de los empleados.
“Pasaremos de reuniones más programadas a interacciones ad hoc que fomenten la creatividad, la conexión y la colaboración”, afirma. “Pasaremos menos tiempo poniéndonos al día con los mensajes porque la IA podrá resumirlos, y más tiempo pensando en ideas nuevas y creativas que muevan la aguja”.
Mientras tanto, en términos de mover la aguja en el sentido de sostenibilidad, Waller cree que, aunque todavía puede ser temprano, las cosas están empezando a mejorar. “Todavía es cuestión de tener que explicar por qué no es bueno tener una alfombra con respaldo bituminoso”, dice. “Aún se trata de ganar corazones y mentes, pero definitivamente estamos en el camino correcto”.
La experiencia Sidara
Con el objetivo de convertir su nueva sede de Londres en un grupo de consultoría de ingeniería, diseño y construcción inteligente, Sidara tiene el objetivo fundamental de intentar crear un proceso de mejora operativa continua en apoyo de sus objetivos de sostenibilidad.
La empresa construyó el edificio en 150 Holborn desde cero teniendo en cuenta la sostenibilidad. Esto incluyó la introducción de un tanque de atenuación y un techo azul para ayudarlo a reutilizar el agua y prevenir inundaciones, y un jardín en el techo con especies nativas para fomentar la vida silvestre. Inaugurado en enero de 2023, obtuvo la calificación de sobresaliente según el marco de sostenibilidad de nueva construcción BREEAM.
Otra parte del rompecabezas incluyó la implementación de la plataforma integrada de gestión de edificios EcoStruxure de Internet de las cosas de Schneider Electric. A través de una red de más de 650 sensores y controles, el sistema recopila, gestiona y analiza 65.000 puntos de datos cada cinco minutos. Estos proporcionan información sobre el uso de energía del edificio, los patrones de ocupación y las condiciones ambientales, como la temperatura, la humedad y la intensidad de la luz.
Al mismo tiempo, la tecnología de análisis y gemelo digital basada en inteligencia artificial de Para crea un modelo virtual de objetos físicos en el edificio. Luego utiliza datos de sensores en tiempo real para monitorearlos y aprender de ellos.
Como resultado, el edificio puede ajustar y optimizar automáticamente sistemas, como iluminación, temperatura y ventilación, para aumentar la eficiencia energética, optimizar la utilización de recursos y mejorar los niveles de comodidad de los empleados. La tecnología utilizada también identifica patrones de datos y anomalías para predecir fallas del equipo o requisitos de mantenimiento antes de que ocurran.
Sidara también ha implementado la plataforma integrada de gestión del lugar de trabajo de Planon para realizar actividades como la gestión de instalaciones y la reserva de salas de reuniones. También ha vinculado los sistemas de cada una de sus empresas hermanas utilizando la red de TI convergente de Ideal. Esto significa que la recopilación de datos de sistemas normalmente separados, como plataformas de gestión de edificios, CCTV y control de acceso, ahora es fluida en toda la empresa.
Aprender, adaptarse y crecer
Dan Cope, gerente de TI del grupo Sidara, dice que el objetivo final era pasar de una mentalidad de “reparación de averías a una mentalidad más bien de ‘¿por qué está averiado y cómo podemos evitar que vuelva a averiarse en el futuro?’ acercarse.
“Es fácil para las organizaciones decir que recopilarán la mayor cantidad de datos posible, pero nuestra aspiración en términos de sostenibilidad era contextualizar esos datos y transformarlos”, afirma. “Se trata de analizar toda la vida útil del edificio para aprender, adaptarse y crecer en los próximos años”.
Para ello, la organización lleva poco más de 12 meses recopilando datos para hacerse una idea y empezar a comparar sus actividades. La siguiente etapa será utilizar estos datos para optimizar las operaciones.
Pero incluso durante el año pasado, la empresa encontró formas de utilizar dicha información para realizar mejoras. Por ejemplo, estableció que la afluencia a su restaurante se redujo a apenas el 33% del total habitual los viernes. Esto hizo que fuera difícil justificar mantener las instalaciones abiertas ese día, sobre todo debido a problemas de desperdicio de alimentos. Pero a partir de enero de 2024, la afluencia aumentó al 50% los viernes, lo que llevó a la decisión de reabrirlo. Por otra parte, los datos muestran que entre el 70% y el 80% de las 48 salas de reuniones de la empresa se utilizan habitualmente.
Pero las tasas de utilización son sólo del 40%, ya que la mayoría de ellos son demasiado grandes para el número promedio de personas que se reúnen. Como resultado, dice Cope: “Existe el potencial de cambiar las cosas en el futuro y manipular y utilizar el espacio en un contexto diferente. Pero es necesario tener este tipo de información disponible para tomar decisiones informadas”.
Lisa Kenny, jefa de experiencia del cliente de Sidara, cree que el uso de dicha información puede ir un paso más allá. “Se trata de utilizar datos para cambiar el comportamiento”, afirma. “Podemos utilizar la información de evaluación comparativa para involucrar a las personas internamente y crear un mejor comportamiento, por ejemplo, animándolas a ahorrar electricidad sentándose en otro lugar si van a estar solas en el suelo”. Kenny cree que esto es importante porque “todos tienen un papel que desempeñar en la evolución del edificio”.
“Un entorno rico en datos puede contextualizar las cosas y dar a las personas más conciencia de lo que queremos intentar y lograr”, afirma. “Se trata de crear más coherencia y mostrarle a la gente que con pequeñas intervenciones podemos hacer x, lo que suman algo mucho más significativo”.