Los contribuyentes se enfrentan a una factura de mil millones de libras esterlinas para que la Oficina de Correos reemplace su controvertido sistema de TI Horizon, según ha sabido Computer Weekly, pero los expertos gubernamentales enviados para evaluar la solicitud de financiación han informado que el proyecto crítico es actualmente inalcanzable.
El plan para desarrollar un reemplazo para Horizon y eliminar a su proveedor, Fujitsu, está retrasado, carece de calidad y está por encima del presupuesto, según los auditores enviados en nombre del Departamento de Negocios y Comercio (DBT).
Y, sin embargo, a pesar de todos los problemas del proyecto, la dirección de Correos recortó el año pasado su presupuesto y redujo el número de personas que trabajan en él en un 70%, y ahora necesita contratar a cientos de profesionales de TI para apoyar el desarrollo interno. Un objetivo que, según los expertos, no es realista en el plazo en el que se requieren.
La Oficina de Correos ha pedido a HM Treasury casi mil millones de libras esterlinas en efectivo adicional para completar el proyecto. Su financiación actual se agota el próximo mes, pero Computer Weekly tiene entendido que ya existen las aprobaciones para que el proyecto dure el período previo a las elecciones generales del 4 de julio.
El Tesoro normalmente no aprueba gastos adicionales para proyectos que, como el reemplazo de Horizon, han recibido una calificación “roja” por parte de los auditores gubernamentales, lo que significa que el Correo tendrá que convencer al próximo gobierno de que puede volver a encarrilar el nuevo sistema. si quiere recibir la financiación que necesita.
Un portavoz de la oficina de correos dijo: “Actualmente estamos trabajando estrechamente con los administradores de correo para informar el diseño, la construcción, la capacitación, las pruebas y la prueba piloto de un nuevo sistema de TI para reemplazar a Horizon y estamos mostrando el sistema directamente a los administradores de correo en su región local en una serie. de pilotos.
“La Oficina de Correos recibió un compromiso de financiación de £ 103 millones del Departamento de Negocios y Comercio para su programa de reemplazo Horizon a fines de 2023. De acuerdo con los planes acordados en ese momento, ahora también ha presentado una nueva solicitud a largo plazo para garantizar que haya fondos disponibles para continuar con esta inversión. La Oficina de Correos y el Departamento de Negocios y Comercio están trabajando en esta solicitud reciente y podemos confirmar que no se requiere financiación adicional en el período preelectoral”.
Caso de negocio
Horizon fue responsable de pérdidas contables fantasmas que llevaron a que cientos de subdirectores de correos inocentes fueran culpados injustamente y procesados en lo que se conoció como el escándalo de la Oficina de Correos.
El trabajo para reemplazar el sistema Horizon, de 25 años de antigüedad, comenzó en 2021. La nueva plataforma que está desarrollando internamente la Oficina de Correos se conoce como New Business IT (NBIT), y el proyecto más amplio se llama Programa de Modernización de Plataforma Estratégica (SPMP). ).
En 2023, el 10% de las bonificaciones pagaderas a los directores ejecutivos de Correos en el marco de su plan de incentivos a corto plazo se basaron en alcanzar el objetivo de que el SPMP se cumpliera en un 80%, lo que refleja la importancia del éxito del programa.
Mientras que el año pasado la junta evaluaba sus opciones sobre la mejor manera de avanzar una vez que los problemas del proyecto se hicieran evidentes, optaron por recortar el gasto para controlar los costos a corto plazo y, como resultado, el 70% de las personas que trabajaban en el proyecto fueron dejar ir, en su mayoría contratistas, más que empleados. Esto también provocó una reducción de la experiencia y el conocimiento entre el equipo del proyecto y afectó la moral de quienes se quedaron. Ya está en marcha un proceso de contratación de nuevo personal de TI.
Las fuentes dicen que también ha habido un colapso en la confianza entre los equipos comerciales de Correos y el programa de modernización, que ha estado operando en gran medida de forma aislada. Los roles clave en el programa ahora están siendo ocupados por empleados existentes de toda la empresa.
Como resultado, la Oficina de Correos se acercó a DBT (propietaria de la relación del gobierno con la organización de propiedad pública) solicitando casi mil millones de libras esterlinas en financiación adicional, después de haber gastado ya 187 millones de libras esterlinas en el programa.
DBT dijo a la Oficina de Correos que el nivel de inversión requeriría un caso de negocio completo y la aprobación del Tesoro. Se solicitó urgentemente un tramo inicial de 184 millones de libras esterlinas para llevar adelante el proyecto desde julio de 2024 hasta marzo de 2026, que se pidió al Tesoro que aprobara en junio.
La factura total por reemplazar Horizon será de £1.100 millones, un enorme aumento con respecto a los £180 millones que se habían pronosticado originalmente cuando el proyecto comenzó en 2021.
El gobierno ha comprometido previamente mil millones de libras esterlinas para pagar indemnizaciones a las víctimas del escándalo de Post Office Horizon. Se cree que Fujitsu ha ganado 2.500 millones de libras con la gestión de Horizon durante los últimos 25 años.
Proyectos críticos
Tras la solicitud de financiación, DBT y el Tesoro se pusieron en contacto con la Autoridad de Proyectos e Infraestructura (IPA), un equipo de especialistas de la Oficina del Gabinete que audita y supervisa los principales proyectos de Whitehall considerados críticos para el funcionamiento de los servicios públicos.
Se informó a la Oficina de Correos que sería necesaria una revisión de la IPA antes de aprobar cualquier caso de negocio. La revisión se completó en abril y otorgó al SPMP su calificación de advertencia “roja” más alta, lo que significa que “la ejecución exitosa de los programas para entregar el reemplazo de Horizon en tiempo, costo y calidad parece inalcanzable”.
La revisión concluyó que “hay problemas importantes que, en esta etapa, no parecen ser manejables o solucionables por completo dentro de POL”. [Post Office Limited]. Es posible que sea necesario volver a establecer la línea de base del programa/proyecto y/o reevaluar su viabilidad general”.
El Tesoro normalmente no aprueba financiación adicional para un caso de negocio que la API haya recibido una calificación roja, a menos que esté seguro de que el proyecto mejorará.
Los revisores de la IPA dijeron que “apoyaban las iniciativas que los líderes del programa habían priorizado”, pero agregaron que es demasiado pronto para “ver la evidencia de que se ha dado un giro al SPMP”.
Como resultado, el SPMP se está incorporando a la cartera de grandes proyectos del gobierno, el conjunto de proyectos de alto perfil sujetos a un seguimiento continuo por parte de la API. Es la primera vez en los 25 años de historia de Horizon que la Oficina de Correos se ha visto obligada a que Whitehall supervise su desarrollo de TI.
La gobernanza y los niveles de experiencia involucrados en el proyecto se identificaron como un área clave para mejorar, y Computer Weekly entiende que DBT tiene la intención de contratar a expertos externos para que realicen revisiones adicionales del programa de reemplazo de Horizon y lo que se necesita para volver a encarrilarlo.
Los revisores de la IPA informaron sobre “una preocupación generalizada de que el creciente número de personas involucradas en la gestión de estos programas no tenían suficiente experiencia en asuntos técnicos para tomar decisiones y emitir juicios sobre el riesgo”.
Cuestiones a nivel de junta
La API también identificó cuestiones más amplias a nivel de la junta directiva que, si bien están fuera del alcance de su seguimiento, deberán abordarse para que el proyecto tenga éxito.
“El liderazgo del programa está tomando decisiones valientes y encabezando a POL en áreas muy nuevas de negocios digitales que no está claro si han sido completamente comprendidas o apoyadas por la junta de POL, y en un momento la junta habrá estado preocupada por otros asuntos”, dijo el Equipo de revisión del API.
“Decidir convertirse en una organización minorista digital es una tarea importante y requiere una transformación de la organización y la forma en que opera. Esto no está dentro del alcance de ninguno de los programas de reemplazo de Horizon, pero deberá ser abordado por la junta directiva de POL”.
Se entiende que la Oficina de Correos aceptó plenamente las conclusiones de la revisión de la API y le dijo que “las cuestiones planteadas se abordarán plenamente”.
Computer Weekly informó en diciembre del año pasado que el aumento de los costos y el alargamiento de los plazos habían obligado al gobierno a entregar a la Oficina de Correos 103 millones de libras adicionales para su proyecto de sustitución de Horizon, que debía completarse en 2025.
El sistema NBIT se está desarrollando para ejecutarse en el entorno de nube de Amazon Web Services. Se ha probado en dos sucursales de Correos, una en Leeds y otra en Aldwych, Londres, una sucursal que está al lado del edificio que alberga la investigación pública sobre el escándalo de Correos. Está previsto que se implementen más sucursales piloto a partir de finales de 2024.
El hardware para la implementación ya se compró y se encuentra en un almacén.
Fujitsu tiene actualmente un contrato hasta marzo de 2025 para dar soporte al sistema Horizon que desarrolló. Computer Weekly informó el mes pasado que una nueva extensión de ese contrato con Fujitsu es “inevitable”.
No es la primera vez
Esta no es la primera vez que Correos intenta alejarse de Horizon. IBM comenzó a trabajar en un proyecto de £100 millones para un sistema de reemplazo en 2015, pero la complejidad involucrada obligó a la Oficina de Correos a regresar a Fujitsu.
Horizon es un sistema contable y minorista utilizado en las sucursales de correos, que se introdujo en 1999 para reemplazar las prácticas contables principalmente manuales. Originario de ICL, adquirida por Fujitsu en 2002, se implementó en toda la red de sucursales de Correos a partir de 1999.
La introducción de Horizon provocó un aumento repentino de subadministradores que informaron déficits inexplicables en sus cuentas, por lo que se les culpó. La oficina de correos les dijo a cada uno de ellos que nadie más tenía problemas y ocultó los errores de la computadora. Un caso del Tribunal Superior en 2019 demostró que los errores en Horizon causaron pérdidas contables fantasmas por las que cientos de subpostmasters fueron procesados injustamente.
El escándalo de Correos fue expuesto por primera vez por Computer Weekly en 2009, revelando las historias de siete subadministradores y los problemas que sufrieron debido al software de contabilidad. (consulte la cronología de los artículos de Computer Weekly sobre el escándalo a continuación).
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