Hace tres años, luchando con el procesamiento de datos, la organización benéfica contrató a Gerardo Del Guercio, quien anteriormente trabajó en el Ministerio del Interior, para solucionar el problema. Su papel, arquitecto de soluciones, fue financiado por una firma de capital, que ofreció dos años de financiación fija. Esta financiación ha permitido que Prostate Cancer UK actualice su proceso de gestión de datos de extremo a extremo.
Uno de los desafíos tecnológicos que enfrentó fue el hecho de que la gestión de datos se estaba convirtiendo en un cuello de botella. Como señala Del Guercio: “Si no se compromete con sus recaudadores de fondos y sus donantes, entonces está perdiendo la carrera de financiación. Así que los datos son realmente importantes.
“La razón por la que eliges una organización benéfica es porque está cerca de tu corazón. Entras en el sitio web y registras tu interés, rellenas un formulario y todo se ve muy bien, pero de repente no escuchas nada de la organización benéfica. ¿Qué sucede una vez que se han ingresado todos esos datos?”
El cuello de botella de latencia de datos de Prostate Cancer UK restringió la cantidad de datos que se podían importar a su sistema CRM heredado por día. Anteriormente, la organización benéfica pasaba alrededor de 2200 horas al año recopilando y procesando manualmente informes de donaciones y datos de diferentes fuentes, como JustGiving y Facebook, transformando los datos e importándolos a su sistema CRM.
“Tenemos un equipo de ocho ejecutivos de datos y su trabajo, día tras día, era simplemente recibir datos de organizaciones de terceros o procesar formularios en línea”, dice Del Guercio. Todos los días, este equipo dedicaba su tiempo a la importación de datos, lo que, dice, lo llevó a “bastante baja la moral”.
La financiación reservada significaba que Del Guercio podía ver cómo mejorar el proceso de gestión de datos de extremo a extremo. Decidió que el enfoque correcto sería que Prostate Cancer UK desarrollara su propia canalización de extracción, transformación y carga (ETL) basada en el concepto de un intermediario de mensajes.
La idea se basó en su experiencia de cómo el Ministerio del Interior administraba los datos. Dichos proyectos tecnológicos normalmente se asocian con el gobierno central y organizaciones globales como aerolíneas e instituciones financieras. Ciertamente, para Del Guercio, un corredor de mensajes listo para usar estaría mucho más allá de su presupuesto. “Aquí no tenemos esa cantidad de dinero, así que tenemos que idear nuestra propia versión personalizada de un intermediario de mensajes”, dice.
A diferencia de los arquitectos de soluciones en las grandes organizaciones, que generalmente son contratados para desarrollar un plan para la arquitectura de TI de la organización, Del Guercio dice que su función era hacer el trabajo utilizando “las herramientas adecuadas para el trabajo correcto”.
Parte de esta decisión implicó evaluar la plataforma de desarrollo empresarial de bajo código de Toca, que la organización benéfica ya había comenzado a usar para todo el proceso de administración de datos de ETL. Antes de su llegada a Prostate Cancer UK, esto estaba siendo manejado por “un no experto en tecnología”.
Según Del Guercio, las fortalezas de Toca son que está en el lado de la automatización de procesos robóticos.
Cuando se incorporó, Del Guercio comenzó por dividir el proceso de ETL en diferentes componentes. “Quería alejarme de ser dirigido por el proveedor para poseer la propiedad intelectual de la solución tecnológica internamente”, dice. Decidió que Toca estaba en la mejor posición para la parte de extracción del ETL.
En cuanto a la transformación de datos, Prostate Cancer UK ya era cliente de Microsoft SQL Server, y Del Guercio asumió el desarrollo de los scripts necesarios para el lado de la transformación del proceso ETL.
La etapa final es lo que Guercio llama “canalizar los datos” para cargar los datos de la base de datos SQL en una sola tubería que carga el sistema CRM heredado. “Debido a que cada fuente de datos tenía un proceso de importación diferente, necesitábamos una relación uno a uno para cargar los datos en nuestro CRM”, dice.
Este enfoque de embudo para fusionar los datos en la etapa de transformación significa que cuando el CRM llega al final de su vida útil, se puede intercambiar sin necesidad de una reelaboración importante del proceso ETL.
Prostate Cancer UK actualmente recopila datos de más de 30 agencias externas. Hablando sobre cómo funciona el proceso en la práctica, Del Guercio dice: “Todas las mañanas, en cualquier momento entre la medianoche y las 6:00 a. m., un proceso Toca se activará y ejecutará extracciones de datos”.
Este proceso recopila los datos de cada una de estas agencias. Entre las 6:00 am y las 7:15 am, se ejecuta un proceso de importación, que carga los datos extraídos en la base de datos de SQL Server. Luego, SQL Server ejecuta una transformación en los datos de cada agencia y los resultados se cargan en el sistema CRM. Cuando las personas llegan al trabajo a las 9:00 a. m., hay una ventana de dos horas de controles manuales, donde la automatización puede haber fallado. A las 11:00, los nuevos datos están disponibles en el sistema CRM.
Según Del Guercio, la iniciativa del “verificador de riesgos”, que Prostate Cancer UK ejecutó con NHS England entre febrero y marzo de este año, no habría sido posible sin el nivel de automatización que estaba disponible a través del nuevo proceso ETL.
“Tenemos un equipo de ocho ejecutivos de datos y su trabajo, día tras día, era simplemente recibir datos de organizaciones de terceros o procesar formularios en línea. [which led to] la moral bastante baja”
Gerardo Del Guercio, cáncer de próstata Reino Unido
“La campaña conjunta consistía en tratar de encontrar a los hombres desaparecidos que no se habían hecho controles de próstata durante el covid-19”, dice. La campaña, respaldada por transmisiones de televisión, dirigió a las familias al verificador de riesgos en línea Prostate Cancer UK. “Teníamos 550.000 familias en el rastreador de riesgos”.
En una etapa durante la campaña, Del Guercio dice que había 15,000 usuarios simultáneos, un volumen en el que dice que “no habríamos podido manejar la importación de datos”. [before]”.
El proceso de automatización y simplificación para la recopilación de informes de donación ha permitido al equipo interno de Prostate Cancer UK reenfocar su tiempo en tareas más valiosas.
Según la experiencia de Del Guercio, esto ayuda a levantar la moral del equipo al presentar desafíos a las personas y demostrarles que tienen un futuro en el desarrollo de las habilidades técnicas para enfrentar los desafíos que enfrenta la organización: “un futuro en el que saben que estamos aprendiendo”.
