Los organismos públicos están citando estimaciones poco realistas de los tiempos de búsqueda de bases de datos, lo que lleva a que las solicitudes de libertad de información (FOI) sean rechazadas injustamente, afirmó un científico informático.
Un juez de un tribunal escuchó la semana pasada que las estimaciones de las autoridades públicas sobre cuánto tiempo llevaría buscar documentos estaban abiertas a abusos y no deberían aceptarse sin cuestionarlas.
El caso siguió a las afirmaciones de la Oficina del Comisionado de Información (ICO), que regula la Ley de Libertad de Información (FOIA), de que no tenía la experiencia interna para usar una hoja de cálculo de Excel para buscar información sujeta a una solicitud de libertad de información. .
Reuben Kirkham, un experto en interacción entre humanos y computadoras, afirmó que las autoridades públicas estaban utilizando herramientas de búsqueda electrónica de una manera “inadecuada e ineficaz”, lo que llevó a que las solicitudes de la FOIA fueran denegadas erróneamente.
Kirkham ha pedido permiso para apelar al Tribunal Superior sobre su batalla legal con la Oficina del Comisionado de Información, que afirmó que tomaría más de 18 horas identificar la documentación que Kirkham ha solicitado.
ICO carece de experiencia para búsquedas en hojas de cálculo
La ICO dijo que no tenía la experiencia interna para buscar sus propios datos utilizando una hoja de cálculo de Excel y otro software en respuesta a una solicitud de FOIA del académico. Kirkham sugirió que una simple búsqueda en una hoja de cálculo le permitiría identificar documentos más rápidamente.
El académico argumentó en un artículo revisado por pares que había una falta generalizada de reconocimiento por parte de las autoridades públicas y el comisionado de información de que existe una variedad de técnicas para buscar sistemas de almacenamiento electrónico de manera más efectiva que la interfaz estándar utilizada por el personal de los organismos públicos.
Su investigación identificó casos en los que los organismos públicos afirmaron que tendrían que leer cada documento en su base de datos manualmente, argumentó que no era posible realizar búsquedas por palabras clave o proporcionó estimaciones exageradas de cuánto tiempo tomaría una búsqueda basándose en afirmaciones “matemáticamente defectuosas”. .
Kirkham dijo que el comisionado de información había tomado estas afirmaciones por su valor nominal “sin ninguna exploración de enfoques alternativos hacia la búsqueda de información” en casi todos los casos en una muestra de 80 que examinó.
En su propio caso contra la ICO, Kirkham ha disputado las afirmaciones de la ICO de que tomaría más de 21 horas identificar la información que solicitó, lo que coloca su solicitud más allá del límite de 18 horas para las agencias del gobierno no central.
Kirkham dio evidencia de que los documentos podrían identificarse más rápidamente uniendo dos conjuntos de datos en una hoja de cálculo de Excel y filtrando los datos, poniendo el ejercicio dentro del límite de 18 horas.
Afirmó que un juez del tribunal no siguió su evidencia o decidió ignorarla, antes de desestimar su apelación contra la ICO en el Tribunal de Primer Nivel en 2017.
Según una sentencia del tribunal, el jefe de arquitectura digital y de TI de la ICO, Neil Smithies, aceptó que el método de Kirkham para buscar en Excel era posible, pero dijo que la ICO no tenía personal que pudiera realizar tales búsquedas. Llevar a cabo una búsqueda en Excel requeriría un trabajo con cargo de un proveedor externo que no estuviese fuera de los acuerdos contractuales actuales.
Kirkham también propuso otras formas en que la ICO podría buscar sus datos de manera más eficiente, incluidas las búsquedas realizadas a través de la interfaz de línea de comandos, scripts de bases de datos SQL y macros para automatizar las búsquedas de interfaces gráficas de usuario (GUI).
La jueza Alison McKenna encontró que el enfoque de Kirkham requería la competencia técnica de un académico de ciencias de la computación y no una que razonablemente se pueda esperar de una autoridad pública. Ella dijo, citando un veredicto anterior del tribunal superior, que el “enfoque científico riguroso” de Kirkham no ayudó a la “interpretación legal”.
El juez aceptó la evidencia del jefe de arquitectura digital y de TI de la ICO de que la ICO “carece de las aplicaciones y la capacidad técnica” para realizar las búsquedas sugeridas por Kirkham, y que la compra de experiencia adicional no entra dentro del alcance de la FOIA.
Kirkham argumentó que el juez McKenna, presidente de la Cámara Reguladora General hasta agosto de 2021, cometió un error de derecho y desestimó las afirmaciones de que el análisis de los datos de la ICO requería un científico de la computación como “una tontería”.
“No se involucró ni analizó mi evidencia. Mi evidencia no fue cuestionada en ningún tipo de contrainterrogatorio, aparte de algunas preguntas extrañas que afirman que yo no tenía el trabajo del Sr. Smithies o un rol similar ”, dijo.
El uso de una hoja de cálculo no planteaba problemas de seguridad para los sistemas de TI de la ICO, que tenían Excel instalado, argumentó Kirkham en una presentación ante el tribunal. La ICO ya tenía una hoja de cálculo que contenía los datos relevantes en su poder, dijo.
El tribunal aceptó pruebas autocertificadas sin cuestionar
Kirkham criticó al tribunal por aceptar pruebas de la ICO sobre el tiempo que tomaría responder a su solicitud sin cuestionar si la estimación era correcta, diciendo que se había basado en la autocertificación.
En una decisión anterior, el juez del Tribunal Superior Edward Jacobs dijo: “El comisionado de información y los tribunales deben adoptar un enfoque escéptico y requerir que la autoridad pública proporcione evidencia persuasiva de cómo llevaron a cabo la estimación, con preguntas de seguimiento si es necesario”.
La ICO no había revelado qué interfaz estaba usando para interrogar su base de datos, por qué le habría tomado dos minutos a un empleado de la ICO examinar cada documento, o si la estimación de tiempo incluía actividades no permitidas, como redactar el documento, dijo Kirkham.
Dijo que nadie haría clic sensatamente en cientos de archivos a una velocidad de dos minutos por archivo, cuando hubiera herramientas, conocidas como bots GUI o macros, disponibles para hacerlo automáticamente.
La seguridad utilizada como excusa
La ICO se había negado a considerar herramientas automatizadas, citando la necesidad de limitar los derechos de acceso de los empleados a sus sistemas informáticos por razones de seguridad, pero Kirkham dijo que esto era una “tontería”.
“Finalmente se aceptó con el argumento de que el uso de un bot de GUI no les daba más acceso, [it] simplemente significaba que el acceso existente se utilizaría de manera más eficaz ”, dijo.
Kirkham dijo que no se le había dado una audiencia justa, alegando que hubo “una falla en el análisis de las pruebas que favorecieron mi caso”.
El juez dijo durante el tribunal que las organizaciones no diseñan sus sistemas de TI para protegerse contra empleados deshonestos. Pero Kirkham argumentó que “cualquiera que comprenda la seguridad sabría que en realidad está dirigida a proteger de los actores deshonestos, incluidos los empleados”.
Kirkham le dijo al tribunal que había recibido un paquete de documentación inexplicable, enviado a él en Australia, que contenía documentos del tribunal mal redactados, incluidos correos electrónicos internos.
Sostenidos a la luz, revelaron detalles personales, incluidos números de teléfono y direcciones, sobre el personal del tribunal.
Kirkham dijo que era necesario un “tribunal de expertos” con experiencia relevante para evaluar las reclamaciones de las autoridades públicas sobre su capacidad técnica.
“Es solo mediante la lobotomía del caso que presenté (e ignorando todos los pasos en falso del Sr. Smithies) que la ICO ganó antes [the judge],” él dijo.
Kirkham dijo que había realizado un ejercicio de muestreo que encontró que el juez McKenna casi nunca ordenó a las autoridades públicas que revelaran información. El único caso que encontró en el que ella ordenó la divulgación fue anulado por el Tribunal Superior.
Las búsquedas de palabras clave reducirían el tiempo de recuperación
En un artículo de investigación, Kirkham encontró varios casos en los que las autoridades públicas habían escrito palabras clave en su sistema, contado el número de registros devueltos y afirmaban que todos los documentos tendrían que ser leídos por un humano.
En un caso, un solicitante había solicitado una búsqueda por palabra clave para identificar “incidentes relacionados con vehículos de servicio de invierno”.
La autoridad pública afirmó que tomaría dos minutos leer cada documento para verificar si se mencionó un vehículo de servicio de invierno, pero Kirkham escribió que los resultados se pueden encontrar rápidamente mediante una búsqueda por palabra clave de cada documento.
“Parece haber una falta generalizada de reconocimiento, tanto por parte de las autoridades públicas como del comisionado, de que la mayoría de los sistemas de información se pueden buscar de diferentes formas”, escribió.
Los diseñadores de sistemas de información pueden diseñar deliberadamente sistemas con una interfaz gráfica de usuario que el personal no puede utilizar de manera eficiente para realizar consultas generales.
“Las autoridades públicas tienen volúmenes de información cada vez más grandes, pero no tienen planes claros para utilizar enfoques más sofisticados para acceder a la información que tienen”, dijo Kirkham.
En muchos casos, el comisionado de información estaba decidiendo casos erróneamente basándose en la “mera afirmación” de que los sistemas de una autoridad pública no se pueden buscar automáticamente o solo se pueden buscar de manera restringida, cuando es poco probable que esto sea correcto.