Muchas organizaciones todavía están ejecutando sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que se implementaron por primera vez hace muchos años, sin duda postergando la realización de cambios importantes por los recuerdos de una instalación anterior compleja y costosa.
Pero los sistemas ERP modernos han cambiado todo eso. Las empresas ya no necesitan seleccionar un sistema ERP y luego tener que hacer grandes actualizaciones en momentos convenientes para el proveedor, pero no necesariamente para el cliente, o pagar por grandes cantidades de software que ni siquiera están usando.
Este cambio significa que hay más sed de cambiar a una plataforma moderna. Según la firma de análisis de software TEC, a marzo de este año, el 50% de las empresas pronto adquirirán, actualizarán o planean actualizar los sistemas ERP.
Ciertamente, existe un gran potencial para que las empresas se beneficien de tal movimiento. En su Informe ERP 2020, Panorama Consulting Group señaló que los sistemas locales todavía prevalecen, con un 34% de las organizaciones que se alejan de los sistemas ERP heredados.
Entonces, ¿qué es un ERP moderno y en qué se diferencia de la versión tradicional?
Las versiones anteriores de software empresarial se crearon para un mundo que se ejecutaba en computadoras basadas en disco, lo que significaba que había ciertas restricciones arquitectónicas que obligaban a los proveedores a construir sistemas ERP de cierta manera, dice Simon Carpenter, Rise GTM y líder de estrategia en SAP Emea North. .
Esto creó la necesidad de almacenes de datos, porque no se podían lanzar consultas complejas a la base de datos al mismo tiempo que se realizaban transacciones; todo se habría detenido. La versión de SAP de un ERP moderno, basado en su plataforma informática en memoria Hana, superó los desafíos fundamentales de rendimiento del disco.
“De repente, estábamos operando en un entorno que es cientos de miles de veces más rápido cuando se trata de operaciones básicas de datos”, dice Carpenter. “Podríamos empezar a pensar en volver a unir las transacciones y los análisis en los mismos datos [platform], porque ahora tenemos el rendimiento para poder hacer eso “.
Interfaz de usuario intuitiva
Además del aspecto de la plataforma de cómputo en memoria, un sistema ERP moderno necesita una interfaz de usuario intuitiva y fácil de consumir, por lo que se puede acceder a él con la misma facilidad a través de un teléfono móvil o tableta que a través de una PC.
“Un sistema ERP moderno también debe ofrecer niveles de automatización mucho más altos de lo que era posible en el pasado”, dice Carpenter. “Ahora que tenemos los datos que respaldan tanto el análisis como las transacciones, podemos comenzar a aplicar algoritmos de aprendizaje automático en vuelo al proceso comercial y podemos impulsar los niveles de automatización de procesos de manera significativa”.
Esto ofrece a las empresas una serie de ventajas: reducir los tiempos de ciclo dentro de la empresa, lo que la hace más receptiva; una mejor experiencia para los clientes y los empleados en un mundo en el que la gente quiere una gratificación instantánea; y reducir los costos mediante la automatización de tareas que históricamente habrían sido realizadas por personas.
“También estamos en el buen camino ahora para poder automatizar no solo los procesos, sino también la toma de decisiones”, dice Carpenter. “A medida que aplicamos más y más análisis predictivos y aprendizaje automático a los procesos de la empresa, podemos comenzar a tener el sistema, si no es que toma toda la decisión en sí misma sobre qué hacer a continuación, sin duda proporcionar niveles muy altos de aumento para la decisión humana “.
Pero la característica más importante de un sistema ERP moderno es que puede consumirlo desde la nube. En lugar de comprar una licencia perpetua en una gran parte del capital por adelantado, es un modelo basado en suscripción, consumido como un servicio.
“Ya no tiene que preocuparse por ejecutar el centro de datos y todos los servicios técnicos necesarios para obtener el hardware, montar el sistema operativo, la base de datos, las copias de seguridad”, dice. “Todo eso está a cargo de su proveedor de la nube, lo que le deja más libre para concentrarse en aplicarlo realmente a su negocio, en lugar de administrar la tienda de TI”.
Carpenter tiene dos consejos clave para cualquier empresa que esté considerando un proyecto de actualización de ERP. En primer lugar, se necesita un cambio de mentalidad, alejándose del antiguo enfoque de personalizar la aplicación principal y, en cambio, acostumbrarse a la idea de que un cambio al mundo de la nube significa apegarse al software estándar. En segundo lugar, “es peligroso y estúpido” considerar el cambio a un sistema ERP moderno como un proyecto de TI, dice.
“Ya sea que simplemente desee optimizar lo que su negocio ya está haciendo, o si desea ser completamente disruptivo y cambiar todo su modelo comercial, todas esas son iniciativas dirigidas por el negocio y esto debe verse como un proyecto comercial”.
Libertad para construir
Según Claus Jespen, director de tecnología de Unit4, el ERP moderno es un software empresarial nativo de la nube, abierto, extensible, integrable y automatizado. Tiene una ventaja sobre los sistemas ERP heredados en que las empresas obtienen las últimas innovaciones cuando salen, no hay necesidad de actualizar, no tienen que preocuparse por mantener los sistemas en funcionamiento y toda la seguridad se maneja por ellos. .
“También hay un grado mucho mayor de libertad para construir”, dice Jespen. “La mayoría de las empresas necesitan crear una solución específica que se adapte a ellas. Si construye algo de esto en los sistemas heredados de hoy, cada vez que el proveedor presenta una actualización, debe pasar por un espacio de prueba muy horrible porque lo que construye ahora puede estar destruyendo alguna característica nueva que presentó el proveedor.
“Pero en el nuevo modelo, debido a que todo se realiza a través de una API compatible con versiones anteriores [application programming interface], el proveedor puede hacer avanzar la solución ERP en sí, podemos actualizar cada trimestre o lo que queramos, y el cliente no necesita hacer nada. Todas las funciones adicionales que agregaron, lo que sea que hayan hecho fuera del núcleo a través de las API, continuarán. Siempre puede obtener la nueva innovación y lo que sea que construya usted mismo o lo que haya integrado, seguirá funcionando “.
Investigación forestal: viendo el bosque
Forest Research, cliente de Unit4, decidió estandarizar una plataforma de ERP de recursos humanos y finanzas unificada cuando finalizó su anterior acuerdo de servicio compartido. Anteriormente, la organización forestal del gobierno central utilizaba un paquete financiero estándar y varios sistemas internos a medida, todos operando en silos.
“Es por eso que queríamos tener todo bajo un mismo paraguas en términos de ERP”, dice Meirion Nelson, director de finanzas de Forest Research.
La organización ahora está ejecutando una plataforma integral y conectada de finanzas y recursos humanos de Unit4 que está basada en la nube y ofrece una vista única e integrada. El proyecto duró unos nueve meses en total, y Forest Research ha cosechado los frutos desde su implementación en 2019.
“Estamos viendo beneficios en torno a la información en tiempo real, una fuente de verdad en términos de datos y la automatización de los procesos comerciales”, dice Nelson.
“Con el impacto de la pandemia Covid-19, no creo que hubiéramos podido operar con éxito sin el producto Unit4. Todo el mundo está acostumbrado a trabajar en una oficina y tener acceso a sistemas, procesos manuales y archivos en papel. Tuvimos mucha suerte de que se habilitara la continuidad del negocio porque los productos están en la nube y ofrecen acceso remoto “.
Los científicos ahora pueden completar hojas de tiempo cuando están en el bosque y enviarlas a través de una aplicación en sus teléfonos móviles, que está integrada en el sistema ERP, dice Nelson, y agrega: “Algunos de nuestros procesos no estaban a la altura de los estándares modernos, era más de un tipo de organización de procesamiento manual y en papel, que se ha revolucionado de la noche a la mañana “.
Una nota de precaución de Nelson es que la implementación de ERP requirió mucha reeducación de los usuarios, debido a la revisión y automatización de los procesos comerciales. Forest Research ahora ha hecho que ciertos aspectos de la capacitación sean obligatorios, para tratar de cambiar la cultura de la organización para que todos adopten el nuevo sistema.
Soporte de terceros
Pero aprovechar el ERP moderno no implica necesariamente una actualización de software importante.
El Distrito Metropolitano de Recuperación de Agua (MWRD) del área metropolitana de Chicago había estado ejecutando el mismo sistema SAP ERP durante 17 años. Al realizar una investigación sobre cómo optimizar y mejorar la tecnología, MWRD descubrió que no estaba usando toda la funcionalidad de su sistema SAP ECC y que el soporte consumía más de una cuarta parte de su presupuesto multimillonario de mantenimiento de software.
John Sudduth, director de TI en MWRD, dijo que había problemas con el sistema SAP porque estaba muy personalizado y había dificultades para tratar de resolver los problemas o mejorar la funcionalidad.
La empresa decidió cambiar el soporte al proveedor de soporte externo Rimini Street, con el objetivo de reducir costos y modernizar el negocio para centrarse más en el servicio. La medida liberó el 50% de los fondos previamente consumidos por el compromiso de mantenimiento anual de SAP.
Sudduth invirtió parte de este nuevo presupuesto disponible en un sistema de gestión de servicios de TI basado en la nube y creó acuerdos de nivel de servicio (SLA) con las partes interesadas para mejorar la calidad del soporte de TI.
“Para nuestra modernización, adoptamos un enfoque un poco diferente para la mayoría de las organizaciones”, dice Sudduth. “Lo que terminamos haciendo en el ámbito de nuestra solución ERP fue estabilizarnos para permitirnos concentrarnos en otras áreas de TI que debían modernizarse. Somos una agencia gubernamental que ha existido durante casi 140 años, por lo que algunos de nuestros procesos estaban un poco anticuados y estábamos atrasados en lo que respecta a la tecnología “.
La siguiente etapa en el proyecto de mejora de ERP de MWRD es hacer un “levantamiento y cambio” a un entorno alojado, que tendrá lugar durante los próximos 18 meses. Actualmente está ejecutando un sistema completo en las instalaciones, con aproximadamente 20 servidores solo para su ERP; el costo de capital involucrado es sustancial. Además, debido a que es local, la organización tiene que pasar por un ciclo de actualización cada cinco años aproximadamente.
“Al pasar a la nube, mientras que la tecnología permanece esencialmente igual, podemos escalar en función de las necesidades, y también existe la compatibilidad de la misma”, dice Sudduth.
“Con Covid, para dar a nuestros usuarios acceso remoto a nuestro ERP, tuvimos que ir con el entorno Citrix porque era local. Así que esa fue una gran lección aprendida, ya que si hubiéramos estado en el entorno de la nube, habrían podido ingresar directamente a través de un navegador web. Mientras miramos hacia el futuro, preveo que tendremos algún tipo de componente de trabajo remoto, por lo que un ascenso y cambio a la nube tiene sentido desde ese aspecto “.
A Sudduth le sorprendió la “escala de tiempo bastante rápida” que se ha propuesto para el cambio a la nube: de seis a ocho meses una vez que se inicia el proyecto. Y no será necesario un programa de reentrenamiento a gran escala para el personal porque, además de una nueva interfaz, todo funcionará de la misma manera.
“Una de las razones por las que buscamos hacerlo de la forma en que lo estamos haciendo es que mantenemos la funcionalidad existente, no tenemos que volver a capacitar completamente a todos nuestros usuarios”, dice Sudduth. “Obtenemos esa flexibilidad para estar en la nube, y nos da tiempo para que cuando estemos listos para hacer un reemplazo completo de ERP tengamos el tiempo para hacer la debida diligencia, que incluiría rediseñar los procesos comerciales, ejecutar entornos paralelos, capacitando a nuestros usuarios y todo lo que conlleva un reemplazo completo “.
Sudduth espera que este importante proyecto de actualización de ERP se lleve a cabo unos cinco años después. Mientras tanto, MWRD continuará usando Rimini Street como soporte y alquilará ECC 6 hasta que descubra cuál será la próxima evolución de su oferta de ERP para la organización en su conjunto.
Ya sea que opte por una nueva instalación o un cambio a la nube, los sistemas ERP modernos ofrecen innumerables beneficios potenciales para las organizaciones y, como mínimo, nunca más tendrá que lidiar con una actualización forzada.