La transformación digital recibe mucha publicidad, especialmente de las grandes firmas de consultoría con su interés personal en vender un proyecto de transformación lucrativo (para ellas).
Sin embargo, existen muchas buenas razones para dejar sus aplicaciones comerciales actuales y comprar, o alquilar, si elige software como servicio (SaaS), un nuevo hogar para siempre. Forrester acuñó el término “plataforma de operaciones digitales” para describir la nueva generación de aplicaciones comerciales centrales.
Las plataformas de operaciones digitales manejan muchas cargas de trabajo de planificación de recursos empresariales (ERP), pero con arquitecturas muy diferentes que las hacen más flexibles, abiertas y fáciles de usar. Los líderes de TI que están considerando reemplazar las suites ERP heredadas con plataformas modernas de operaciones digitales lo hacen porque quieren mejorar.
El primer motor es la agilidad empresarial para satisfacer las expectativas cambiantes de los clientes. Muchos líderes de TI están modernizando los sistemas centrales de su organización para poder impulsar la próxima ola de innovación de procesos. Cambiar el modelo de negocio es una prioridad alta o crítica para una cuarta parte de los tomadores de decisiones de software, y el 56% de ellos está considerando cambiar su provisión de ERP.
Sin embargo, las instancias aisladas y los procesos rígidos y codificados en el ERP heredado pueden evitar que sus propietarios proporcionen a los clientes los elementos operativos imprescindibles de la actualidad, como “comprar en línea, devolver a la tienda”, contratos de suscripción de pago por uso y agregar -en los mercados de aplicaciones.
Esto ha llevado a algunas organizaciones a buscar sistemas ERP modernos. La implementación de Moderna Therapeutics de SAP S / 4 Hana, por ejemplo, ha permitido a la empresa de biotecnología movilizar mejor los recursos y acelerar la innovación de múltiples productos nuevos simultáneamente. Y la flexibilidad de Oracle SCM Cloud ha permitido a un gran distribuidor de productos industriales hacer frente a la interrupción de su red por Covid-19. Sigue abasteciendo a hospitales, hogares de ancianos y supermercados, a pesar de cerrar mostradores comerciales en las sucursales y cambiar los patrones de trabajo.
La usabilidad de las aplicaciones para mejorar las experiencias de los empleados también está impulsando las iniciativas de modernización de ERP, porque los empleados de hoy no aceptarán aplicaciones que sean difíciles de usar. No es simplemente un diseño anticuado de la interfaz de usuario (UI) lo que irrita a los usuarios y obstaculiza su productividad. El buen software moderno también aborda muchos otros defectos, como el uso de valores predeterminados inteligentes para reducir las pulsaciones de teclas superfluas y la incorporación de análisis para que los usuarios no tengan que recopilar datos manualmente de varias fuentes.
Otro factor que influye en la modernización de ERP es que las organizaciones se esfuerzan por lograr la excelencia operativa para atender a los clientes de manera más rápida o económica. Las plataformas de operaciones digitales son una fuente clave de diferenciación ahora que las experiencias de los clientes se han vuelto cada vez más similares.
Las plataformas de operaciones digitales son inteligentes, con inteligencia artificial (IA) en el centro para tomar decisiones más rápidas y mejores. Permiten el cambio de la exploración en profundidad a la alerta, lo que desencadena una acción proactiva en lugar de simplemente respaldar las investigaciones post mortem de lo que salió mal.
Por ejemplo, un productor de petróleo y gas está utilizando SAP S / 4 Hana para aumentar la producción de manera significativa mediante una mejor programación del mantenimiento predictivo. Y el analizador de recursos de Kimble para empresas de servicios profesionales puede mejorar el servicio al cliente al optimizar la contratación y la programación de recursos.
Inercia ERP
A pesar de los poderosos argumentos a favor de la transformación digital, el 47% de los tomadores de decisiones de software que han implementado o están implementando un plan de producto ERP para retenerlo. Además, muchos de los que están considerando un cambio pueden no tener planes inmediatos más allá de una actualización menor a una versión más actual. Como ilustración, SAP ha tenido que extender el soporte para Business Suite 7 durante cinco años más allá de cuando originalmente esperaba tener todos los clientes en S / 4 Hana.
Una de las razones de la lenta adopción de tecnologías más nuevas que impulsan las iniciativas de digitalización es que los CIO tienen prioridades a corto plazo más altas que un programa de transformación importante. Los responsables de la toma de decisiones sobre software le dicen a Forrester que sus prioridades inmediatas son imperativas, como aumentar los ingresos y mejorar la experiencia de los clientes. Los programas de transformación ambiciosos, es decir, costosos y arriesgados, distraen la atención de estos imperativos.
Más de las tres cuartas partes de los responsables de la toma de decisiones que están considerando cambiar su suite ERP también están considerando cambiar su aplicación CRM. Es probable que hagan lo último primero si creen que es más rápido, menos riesgoso y afecta los ingresos de manera más directa.
Los CIO no pueden hacer todo a la vez. Más de las tres cuartas partes de los encuestados que están considerando cambiar su suite ERP también están considerando cambiar su aplicación de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Es probable que hagan lo último primero si creen que es más rápido, menos riesgoso y afecta los ingresos de manera más directa.
Además, la encuesta de Forrester es anterior a la pandemia de Covid-19. Es incluso menos probable que su CIO inicie un programa global de reemplazo de ERP si no puede hacer elementos clave en persona, como sesiones de pensamiento de diseño, scrums de desarrollo y capacitación de usuarios. En una encuesta reciente de 65 proveedores de servicios de tecnología, predijeron que el 56% de los proyectos de ERP se retrasarían o cancelarían debido a Covid.
Otro factor es que en algunas industrias, los nuevos productos aún no están completamente listos. Las alternativas de los principales proveedores a sus suites ERP heredadas son carteras amplias bajo una marca compartida, no suites monolíticas como sus predecesoras. Estas carteras carecen de profundidad vertical en algunas industrias.
Por ejemplo, Infor CloudSuite actualmente admite el 60% de las industrias a las que se dirige su cartera local. Las nuevas aplicaciones aún requieren una gran adaptación a las necesidades de cada cliente. Aunque ahora se trata de configuración en lugar de personalización, aún podría ser un proceso largo y costoso, especialmente si aprovecha la oportunidad para realizar una implementación “nueva” que reinvente radicalmente sus procesos comerciales.
Los primeros en adoptar también enfrentan muchos desafíos de integración, no solo con aplicaciones de terceros, sino también entre los productos separados en las carteras de proveedores que han adquirido, desarrollado desde cero o rediseñado. Por ejemplo, el CEO de SAP, Christian Klein, escribió en su blog cómo SAP está abordando el problema de que “la integración se ha convertido en un desafío para muchos clientes”.
A esto se suma el hecho de que las empresas tardarán años en reemplazar todas sus instancias ERP heredadas. Esto es especialmente cierto para empresas complejas y heterogéneas. Los líderes de TI generalmente comienzan con funciones horizontales, como las finanzas, que pueden estandarizar en toda la empresa, antes de abordar aquellas que varían según la unidad de negocio, como la fabricación. Muchas aplicaciones comerciales heredadas permanecerán en uso durante años, hasta que lleguen al frente de la línea de transformación.
Reducir el tamaño de la huella de ERP
Una plataforma de operaciones digitales tiene una huella funcional más pequeña que ERP, porque muchas áreas funcionales que eran módulos en ERP ahora son categorías discretas, incluidas las adquisiciones electrónicas, la gestión del capital humano (HCM) y la gestión del servicio al cliente (CSM). Separarlos de ERP le permite implementar una solución global en cada área, lo que brinda mayor visibilidad y consistencia donde las unidades de negocios operaban anteriormente de forma independiente dentro de sus silos ERP.
Por ejemplo, Tata Steel usó Anaplan para crear un sistema unificado de planificación de la cadena de suministro, mientras que Ross Video implementó Apttus para proporcionar una solución consistente de configuración de cotización de precios (CPQ) en múltiples instancias de ERP heredadas, reduciendo los errores de cotización y la entrada de datos duplicados.
Alternativamente, los productos de nicho se pueden utilizar para respaldar las necesidades específicas de una unidad de negocio. Por ejemplo, British Gas utilizó el software de facturación por suscripción de Zuora para su división de hogares conectados Hive. De cualquier manera, reducir su ERP a su alcance central facilitará la migración eventual a una plataforma de operaciones digitales.
Algunas organizaciones también están utilizando la automatización de procesos digitales (DPA) y plataformas de código bajo para modernizar la experiencia del usuario. Los desarrolladores utilizan DPA y plataformas de código bajo para crear sistemas de participación (SOE) modernos y basados en dispositivos móviles sin tener que cambiar los sistemas de registro (SOR) de back-end.
Estas aplicaciones cierran las brechas entre los silos de datos al mostrar información de múltiples fuentes en una sola interfaz de usuario y usar interfaces de programación de aplicaciones (API) estándar para crear transacciones en SOR. Posteriormente, puede modificar esas llamadas a la API para actualizar su plataforma de operaciones digitales cuando migre a ella, conservando su SOE personalizada. Las buenas empresas estatales eliminan las soluciones manuales que aparecieron con el tiempo para superar las deficiencias de ERP. También puede utilizar DPA para ordenar su entorno de personalizaciones de ERP que ya no provocan alegría.
Por ejemplo, Hitachi Rail usó el software Neptune para desarrollar más de 60 aplicaciones móviles que ayudan a los empleados a actualizar su sistema SAP ERP a través de dispositivos portátiles, mediante el escaneo de códigos de barras y la configuración predeterminada inteligente para la entrada de datos. Los empleados ya no se resisten a usar SAP y los datos están más cerca del tiempo real que cuando dependían de los empleados de entrada de datos que procesaban formularios escritos a mano.
Otra opción es utilizar la automatización de procesos robóticos (RPA) para eliminar procesos aburridos y repetitivos. RPA puede mejorar la experiencia de los empleados porque los robots adoptan laboriosas tareas de entrada de datos que hacen que los empleados humanos busquen un empleo alternativo. También puede ser una forma eficaz de tapar las grietas del proceso que han creado las deficiencias de ERP. Por ejemplo, muchos líderes de TI usan RPA para mejorar el impacto de los silos de datos al recopilar automáticamente información de múltiples fuentes y presentarla al usuario humano en una sola vista.
Sin embargo, tenga cuidado de no gastar dinero en implementar RPA para automatizar parcialmente un proceso fundamentalmente defectuoso. Por ejemplo, una gran empresa de telecomunicaciones redujo la rotación de empleados en su centro de servicios financieros y redujo el número total de empleados mediante el uso de las herramientas RPA de Blue Prism para automatizar la entrada de facturas de proveedores en su sistema ERP. Eso es bueno, pero es posible que haya podido lograr mejores resultados más rápidamente al reemplazar esa parte de su suite ERP con un sistema moderno de compra a pago impulsado por inteligencia artificial.
Elegir entre amar o enumerar su patrimonio de software en las instalaciones es una decisión estratégicamente importante para los profesionales de TI, con intereses creados en ambos lados. Es más complejo que un análisis simplista de retorno de la inversión, basado en la reducción de equivalentes de tiempo completo. Para centrar su análisis en los impulsores más importantes, pregúntese qué opción elegirían los clientes de su organización, si les preguntara.
Este artículo se basa en un extracto del “ERP local: ¿debería amarlo o incluirlo en la lista?” informe, del analista principal Duncan Jones.
